Lubię mówić o zmianach. Widzę w nich naturalną drogę do rozwoju, nie tylko tego rozumianego w aspekcie zawodowym. Lubię robić coś jeszcze: oswajać ze zmianami, wprowadzając je wszędzie tam, gdzie widzę taką potrzebę. Naturalną koleją rzeczy kieruję swoją uwagę w stronę administracji, ponieważ wiele lat temu dostrzegłam w niej ogromny potencjał do zagospodarowania. Żeby jednak przejść od słów do czynów – trzeba pochylić się nad wyzwaniami, z jakimi zmaga się współczesne biuro oraz osoby w nim zatrudnione. A pomoże nam w tym powołana przeze mnie kampania #szefieszanuj.

 

Wejdźmy od zaplecza – blaski i cienie pracy biurowej

 

Zawód Sekretarki i Asystentki ma różne oblicza. Z jednej stron zakłada pewien przewidywalny zakres obowiązków, dający gwarancję stałego zatrudnienia. Coraz częściej jednak oznacza wielką niewiadomą. Zarówno w zakresie faktycznie realizowanych zadań i związanej z nimi odpowiedzialności, jak również w aspekcie bardziej przyszłościowym, rozumianym jako możliwość awansu zawodowego. Kiedy spojrzymy na pracę biurową z tej perspektywy, okazuje się ona bardzo wymagająca. Na tym jednak poznanie „zaplecza” się nie kończy!

Kobiety zatrudnione w administracji, bo właśnie w ich stronę zwracam się w niniejszym wpisie – są bardzo często pierwszą linią kontaktu Klientów z firmą. Nie chodzi tylko o bycie jej wizytówką, ale przede wszystkim należyte reprezentowanie interesów pracodawcy, który bacznie patrzy swoim pracownicom na ręce. Powstaje nam wtedy idealny mikroklimat dla wzrastającego stresu.

 

Kobiety, Sekretarki i Asystentki, będące pierwszą linią kontaktu z Klientem reprezentują interesy pracodawcy.

 

Dołóżmy jeszcze do tego organizację biura, procedur i codziennie przepływających przez nie dokumentów, pozostawiających niejednokrotnie wiele do życzenia, gdzie pilne zadania piętrzą się z szybkością błyskawicy. Być może teraz poczujemy, czym jest „zwykły dzień” z życia Sekretarki i Asystentki.

A gdzie jeszcze w tym wszystkim komunikacja? Gdzie identyfikacja z mglistą misją firmy, którą trzeba poznawać metodą prób i błędów? I wreszcie – jak mogło wyglądać wdrożenie takiej biurowej pracowniczki do jej obowiązków, ustalenie kodeksu zasad czy wskazanie osób, gotowych jej pomóc w kryzysowych sytuacjach (takich jak organizacja zdalnego biura)? Tych kilka przykładowych pytań miało sygnalizować, ile elementów składa się na big picture, którego w tym artykule nie byłabym w stanie pomieścić.

 

Spójrzmy od frontu – stereotypy na temat Sekretarek i Asystentek

 

Dobrze wiem, że piszę to wszystko z pozycji nieco uprzywilejowanej, ponieważ sama pracowałam niegdyś na takim stanowisku. Przerobiłam wiele z powyższych scenariuszy i nadal wzbudzają we mnie silne emocje. Nie wydaje mi się jednak, że powinnam te uczucia gasić – wręcz przeciwnie! To dzięki nim mogę lepiej zrozumieć problemy uczestniczek moich szkoleń i wejść z nimi w proces grupowy, wnoszący realne zmiany do ich pracy biurowej oraz mindsetu (wpływającemu na więcej, niż może się wydawać).

Wspominam o tym nie bez powodu, ponieważ ta wielostronna perspektywa jest dla mnie ogromnym źródłem doświadczeń (z kategorii tych trudnych). Niezmiennie bowiem zadziwia mnie łatwość, z jaką rozpatruje się pracę Sekretarki i Asystentki przez pryzmat stereotypów. Oczywiście tych znanych od lat: krzywdzących, uprzedmiotawiających i co tu dużo mówić – seksistowskich, które już dawno powinny odejść do lamusa. Niestety nigdzie się nie wybierają!

Niewybredne żarty, komentarze na temat urody czy kwalifikacji, przekraczanie granic, mobbing. To tylko przykłady krzywdzących zachowań względem kobiet w biurze (opisałam je szerzej w artykule o stereotypach). Zauważmy jednak, że te bagatelizowane często działania mają daleko idące konsekwencje, których na pierwszy rzut oka nie widać. Postrzegane w stereotypowy sposób Sekretarki i Asystentki zauważają u siebie m.in.:

  • spadek motywacji do pracy,
  • pogorszenie relacji ze współpracownikami,
  • rosnący poziom stresu,
  • poczucie niskich kompetencji,
  • brak wiary we własne umiejętności,
  • stany lękowe, nerwice oraz depresje.

Kto dopuszcza się tego rodzaju nadużyć w miejscu pracy? Badania ankietowe, które przeprowadziłam w grudniu 2019 roku na potrzeby kampanii #szefieszanuj, nie pozostawiają w tym miejscu złudzeń: aż 48% kobiet wskazało w nich swojego przełożonego. Co ciekawe, wymieniane wśród odpowiedzi nadużycia nie wpływały na spadek motywacji czy chęci do pracy w badanej grupie. Można zatem zakładać, że marginalizacja tego rodzaju niewłaściwych praktyk w organizacjach daje pozorne poczucie równowagi, przez co problem nadal pozostaje nierozwiązany.

 

 

Kampania #szefieszanuj ma na celu uświadomienie problemu jakim jest stygmatyzacja zawodu Asystentki i Sekretarki, jak również poszerzanie wiedzy na temat właściwych relacji, wzajemnego wsparcia między pracownikiem a pracodawcą czy przełożonym.

 

Co przyniesie przyszłość?

 

Pandemiczna rzeczywistość, w której funkcjonujemy od wielu miesięcy, nie pozwala formułować daleko idących prognoz w żadnej branży. Administracja nie stanowi tutaj wyjątku. Można jednak zauważyć, że postawy pracowników biurowych się zmieniły, podobnie jak ich potrzeby względem miejsca pracy oraz oczekiwania wobec samych szefów (napisałam o tym więcej w artykule o trendach).

Naszą uwagę chciałabym jednak skierować w nieco inną stronę, zastanawiając się nad tym, co przyniesie przyszłość. Dodam w tym miejscu, że kampania #szefieszanuj rozpoczęła się niedługo przed wybuchem pandemii, a więc obserwowaliśmy w niej nieco inne zjawiska niż te, które mają miejsce teraz. Mogłabym się zatem pokusić o przypuszczenie, że ten kryzys był dla nas momentem podsumowań i „grubej kreski”, za którą powinno zostać wszystko, co nie przejdzie do kolejnego etapu 😊 Takie są przecież prawa ewolucji.

Czy jednak faktycznie tak właśnie było? Czy funkcjonujące w trybie zdalnym, a następnie hybrydowym biura pożegnały się ze starymi stereotypami, doceniając ogromny wkład Sekretarek i Asystentek w błyskawiczną transformację?

Przeprowadzono szereg badań, oceniających pracę w dobie koronawirusa, jak chociażby to zrealizowane w maju 2020 roku przez portal Pracuj.pl. Aż 57% pracujących zdalnie respondentów wskazało w nim, że doceniają możliwość chodzenia do biura i bezpośrednich spotkań. Doskonale widać też, jak szybko zrewidowano dotychczasowy katalog benefitów, zwracając się w kierunku tych integrujących zespół. Brakuje mi w tym wszystkim jednak nieco więcej „miękkiej” perspektywy i pochylenia się nad problemami nierównego traktowania kobiet w biurach po metamorfozie. Czekam, aż ktoś pokusi się o tego rodzaju badania 😊

 

 

Kampania #szefieszanuj ma pomóc budować lepsze jutro pracownikom administarcji, jak również ich przełożonym.

 

Wsparcie zmian w administracji – kampania #szefieszanuj

 

Zanim jednak będziemy dysponować szeroko zakrojonymi projektami badawczymi, wypełnionymi po brzegi rekomendacjami światowych ekspertów – zastanówmy się nad tym, co możemy zrobić już teraz. Okazuje się bowiem, że nie musimy biernie przyglądać się biegowi wydarzeń i same przejść do działania! Stąd też kampania #szefieszanuj wraca do nas ze zdwojoną siłą, systematycznie odsłaniając nowe projekty społeczne, w które możemy się wspólnie zaangażować.

W ramach przypomnienia powiem, że jej ubiegłoroczne powołanie było odpowiedzią na problem stygmatyzacji zawodu Sekretarki i Asystentki. Wynikało również z potrzeby szerzenia wiedzy na temat budowania właściwych, opartych o zaufanie i wzajemne wsparcie relacji pomiędzy pracownicami a przełożonym. Tak, aby docenić rolę kobiet w administracji i pomóc nam z dumą mówić o swojej pracy. Kampania #szefieszanuj zagościła m.in. w Fundacji Sukces Pisany Szminką oraz w Wysokich Obcasach.

Informacje zwrotne, jakie docierały do mnie po zeszłorocznej edycji były jednoznacznie: trzeba uświadamiać o szkodliwości stereotypów i łamać bariery, jakie do dziś kobiety napotykają na swojej zawodowej drodze. Potrzebna jest dyskusja i rozmowa o tym, że pracownicy administracyjni też są ważni. Często są pierwszym i ostatnim punktem bezpośredniego kontaktu z Klientem. Są ważnym elementem w rozwoju firmy, bez którego o przetrwaniu pandemii nie mogłoby być mowy!

 

Debata, jako wspólna szansa na zmianę

 

Kampania wystartowała na początku 2020 roku, tuż przed wybuchem pandemii, stąd pomysł na jej kontynuację w postaci debaty online z udziałem ekspertów, która ukaże nową perspektywę wartości pracy biurowej dla funkcjonowania firm w tej zmienionej rzeczywistości.

Spotkanie, jakie zaplanowałam już na marzec, będzie świetną okazją do skonfrontowania oczekiwań 2 światów: kobiet pracujących w administracji i ich przełożonych. Pozwoli nam poznać aktualne wyzwania i zaproponować najlepsze rozwiązania, zmierzające do wspólnego dobra obu stron.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Myślę, że będzie to ważny krok (choć nie jedyny) dla pozytywnych zmian w środowisku pracy biurowej! Mamy wspólny cel, o którym już niebawem zrobi się głośno 😊

 

Wszystkie szczegóły możesz sprawdzić na stronie: https://szefieszanuj.pl/debata-2021/

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO®, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje®, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.