Pierwsze wrażenie zaczyna się w sekretariacie!

sekretariat-wizytowka-firma-biznes

Pierwsze wrażenie zaczyna się w sekretariacie!

 


O tym,  ze pierwsze wrażenie jest istotne, chyba nie muszę nikogo przekonywać. Czy na rozmowie o pracę, czy na randce, czy podczas spotkania biznesowego pierwsze sekundy decydują o tym, jak będziemy postrzegani przez daną osobę w przyszłości. Badacze przyjmują, że pierwsze wrażenie trwa od 4 do 6 sekund, więc musimy sobie uświadomić – nie mamy zbyt wiele czasu. Tym bardziej, że pierwsze wrażenie jest nie do powtórzenia i utrzymuje się w świadomości człowieka bardzo długo! Warto więc zastanowić się nad tym, jakie pierwsze wrażenie robi na naszych kontrahentach czy gościach sekretariat, który przecież powinien być wizytówką firmy.

 

Patrząc na sekretariat, o pierwszym wrażeniu decydują dwa aspekty:

1. Osoba sekretarki.

2. Organizacja przestrzeni biurowej.

 

Osoba sekretarki odgrywa istotną, jeśli nie nawet kluczową, rolę, w postrzeganiu przez gości Twojej firmy. Dlaczego? Bo tak naprawdę, to ona robi to pierwsze wrażenie na drugiej osobie. W jaki sposób powinna więc zachowywać się sekretarka, aby to pierwsze wrażenie wypadło dobrze? Przede wszystkim warto zwrócić uwagę na sposób wysławiania się, który powinien być poprawny językowo, a także profesjonalny. Osoba witająca gości powinna unikać słów potocznych, a także stronić od błędów. Przy powitaniu sekretarka powinna się przedstawić. Kolejnym elementem, który odgrywa istotną role w pierwszym wrażeniu jest strój.

 

Odpowiednio dobrana garderoba podkreśla profesjonalizm nie tylko osoby z sekretariatu, ale tym samym całej firmy. Strój powinien być dopasowany do pory roku.

 

Na pierwsze wrażenie wpływa również kontakt wzrokowy. Także w relacjach biznesowych nie powinniśmy o nim zapominać! Jeśli do firmy przychodzi nasz partner biznesowy lub gość warto, aby sekretarka podczas rozmowy utrzymywała z nim kontakt wzrokowy. Podkreśla to zainteresowanie drugą osobą (nie chcemy przecież, żeby gość poczuł się niechciany), ale także wskazuje na szczere intencje oraz prawdomówność.

pierwsze wrażenie - sekretariat - ursago

 

Na profesjonalny wizerunek firmy poprzez osobę sekretarki ma wpływ jej gestykulacja. Komunikacja niewerbalna powinna współgrać ze słowami. Ważne, by gesty były dopasowane do słów, aby całość tworzyła spójny komunikat.

 

Nie zaszkodzi powitać gościa uśmiechem, który na pewno spowoduje ocieplenie wizerunku firmy.

 

Drugi istotny element dobrego wrażenia w firmie, to organizacja samego sekretariatu. Na pierwszy plan wysuwa się oświetlenie, które, mówiąc nieco żartobliwie, rzuca się w oczy. Generalna zasada głosi, że im więcej w biurze  światła naturalnego, tym lepiej. Jeśli jednak pomieszczenie naszego firmowego sekretariatu z natury nie jest zbyt jasne, warto używać oświetlenia, które daje światło zbliżone do dziennego. Zdecydowanie unikajmy neonów, które mogą budzić w drugiej osobie niepokój i zdenerwowanie.

 

Istotne jest również sama architektura wnętrza. Warto, by biurko sekretarki było usytuowane naprzeciwko drzwi wejściowych. To znacznie ułatwi komunikację między potencjalnym klientem czy gościem a sekretarką. Kolejna kwestia – porządek. Wielokrotnie powtarzam, że porządek i dobra organizacja sekretariatu odgrywa istotną rolę w prawidłowym funkcjonowaniu całej firmy. Tak jest również w przypadku pierwszego wrażenia. Ważne, by goście, którzy odwiedzają firmę odnieśli wrażenie, że panuje w niej ład i porządek. Warto więc zwrócić uwagę na biurko w sekretariacie – czy panuje na nim porządek, czy daje obraz dobrze zorganizowanego miejsca pracy. Podkreślę raz jeszcze, że pierwsze wrażenie rodzi się bowiem w sekretariacie.

 

Kolejny aspekt, na który trzeba zwrócić uwagę, to miejsce, wydzielona strefa, w której gość będzie mógł poczekać na umówione spotkanie lub będzie oczekiwał na dokumenty. Dobrze zorganizowana poczekalnia sprawi, ze goście poczują się komfortowo.

 

I ostatnia, lecz równie ważna kwestia, to stan samego biura. Jeśli sekretariat lub recepcja już od wejścia straszy dawno niemalowanymi ścianami, czy meblami, które czasy świetności już dawno mają za sobą, pierwsze wrażenie gościa może nie być najlepsze. Pamiętajmy, że w obecnych czasach mamy wiele możliwości, które ułatwiają odświeżenie biura niewielkim kosztem finansowym. Warto z nich skorzystać, bowiem mogą okazać się intratną inwestycją.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Szefowie, czy sądzicie, że Wasze sekretariaty robią na gościach i kontrahentach dobre wrażenie? A może macie inne spostrzeżenia, co do dobrze zorganizowanego biura?

 

Brak komentarzy

Zostaw komentarz