Dzisiejszy świat stawia przed nami sporo wymagań. Gdy rozmawiam z szefami firm lub z ich pracownikami, często wspominają o tych samych problemach, z jakimi mierzą się obecnie w swojej pracy. Pandemia wywołała efekt domina. Zaczęło się niewinnie, lecz cała fala skutków, jakie ze sobą przyniosła, dopiero przed nami.

Moi klienci w większości wolą szkolenia stacjonarne. Gdy patrzę na statystyki zeszłego roku, to właściwie wszystkie współprace audytowe i szkolenia, mimo pandemii – były stacjonarne. Przedsiębiorstwa, którym towarzyszę w organizacji, pracują tylko w biurze, bez opcji on-line. Jedni zaprojektowali sobie takie środowisko ze względu na specyfikę swojej branży, a drudzy ze względu na pracowników. To oni sami po pierwszej fali pandemii uznali, że nie chcą pracować zdalnie. Co ciekawe, zgodnie z raportem EY – Organizacja pracy zdalnej w czasach pandemii, tylko 4% firm korzysta wyłącznie ze szkoleń stacjonarnych. Ja w takim razie zgarniam te 4% 😉

 

 

W czasach pandemi tylko 4% firm korzysta ze szkoleń stacjonarnych, pozostałe wybierają model on-line.

 

Wpłynęło na to oczywiście kilka czynników:

– organizacja pracy, która przed pandemią była źle zaplanowana, bo pominięto jej kilka kluczowych elementów,

– komunikacja, która kulała jeszcze przed pandemią, a w czasie pandemii tylko mocniej się uwidoczniła i nabrała dodatkowego ciężaru – o tym, ciężarze jeszcze wspomnę,

– dostępność do danych – mniejsze i średnie przedsiębiorstwa, zdały sobie sprawę, że organizacja zaplecza archiwum i back-upów informacji – źle na nich wpływa,

– współpraca zespołowa – potężny temat, który niesie za sobą wiele elementów, także tych poprzednich, ale przede ludzi, którzy nie umieli działać w imię wspólnych celów. Nie tylko z powodu braku KPI, które dziś są tak bardzo chwalone.

 

Szczegółowo o 8 błędach organizacyjnych firm, które w trakcie pandemii bardzo mocno wybrzmiało, napisałam oddzielny artykuł: 8 błędów organizacyjnych firm

 

Gdy więc rozmawiam z firmami, słyszę ich historie związane z pandemią, problemami, które już wcześniej można było odczuć w firmie i pokazywały swoje oblicze, a teraz przy okazji pandemii, jeszcze mocniej wybrzmiały. Jeszcze częściej wychodzą z tzw. szafy: doskwierają, utrudniają pracę. Wśród nich jest przede wszystkim:

  • przepływ informacji między działami,
  • komunikacja i budowanie relacji,
  • „dowożenie” na czas – efektywność działania i organizacja swojego dnia pracy.

 

 

U podstaw wielu problemów, wynikających z panedemii jest człowiek, pracownik. To na jegfo barkach spoczywa odpowiedzialność związana ze zmianą organziacji pracy.

 

 

We wszystkich tych przypadkach – u podłoża stoi człowiek. Osoba czy pracownik, który mierzy się z wieloma wyzwaniami, nie tylko w pracy, lecz także we własnym domu. Pandemia zmieniła całkowicie odczucia człowieka, wyostrzyła jego zmysły, postrzeganie świata i swoich własnych, osobistych problemów. Dziś przy podwyższonym poziomie stresu i reaktywności na jakiekolwiek bodźce, ludzie zachowują się, organizują i działają nieco inaczej, niż w zwyczajnym, normalnym (znanym im wcześniej) świecie. Wypracowali sobie nawyki i automatyczne zachowania, które kiedyś się sprawdzały. Jednak dziś nie są już na tyle przydatne czy potrzebne, by z nich śmiało korzystać. A na nowe potrzeba czasu. Czas jednak jest dziś pojęciem ulotnym, rozciąganym i testowanym na wielu poziomach.

Wspomniany wcześniej raport pokazuje, że firmy korzystające dziś z pracy zdalnej, nie planują po zakończeniu pandemii przejść całkowicie na pracę zdalną. Prawie połowa badanych (49%) zastanawia się, na jaki model przejść. Z kolei 15% planuje utrzymanie pracy zdalnej przez 2 dni w tygodniu. Pracy zdalnej w żadnym wymiarze czasowym nie zamierza z kolei kontynuować 7% badanych firm.

 

Przyznam się, że po rozmowach z klientami i członkiniami mojej grupy pracowników administracyjnych, dokładnie takie zdanie prezentuję sama od dłuższego czasu. Kilka razy byłam z tego powodu wyśmiana i uznana za nie nadążającą za zmianami trenerkę. Jednak pracując dziś z ludźmi, z ich blokadami, które w organizacji pracy są katalizatorem efektywności i działania – widzę, że ludzie są zmęczeni, przebodźcowani i potrzebują obecnie innego podejścia.

 

 

 

 

Każdemu przedsiębiorcy, managerowi czy po prostu członkowi zespołu, radziłabym dziś:

1. patrzeć na zespół, na pracowników i ludzi wokół indywidualnie – tak, to wymaga czasu, uważności i otwartości na słuchanie, lecz czasem wystarczy posłuchać, żeby dostrzec, czego druga strona potrzebuje. W pandemicznym wyścigu o przetrwanie, zamiast mierników, tabelek i wyciskania, potrzebujemy zatrzymania na chwilę i posłuchania tych, z którymi pracujemy. Często tam kryje się odpowiedź: jak wytrwać w tym trudnym czasie.

 

2. organizacja pracy potrzebuje dziś patrzenia z innej perspektywy: mentalnej, relacyjnej, elementarnej oraz komunikacyjnej. Dostarczanie ludziom narzędzi, aplikacji czy systemowych rozwiązań – spowoduje odwrotny do zamierzonego skutek. Spowoduje falę emocji, które przerodzą się w ograniczenie produktywności i spadek efektywności w działaniu. Organizacja pracy potrzebuje dziś patrzenia z lotu ptaka i mini audytu, który pomoże znaleźć sieć nie działających połączeń, aby następnie stworzyć nowe.

 

3. komunikacji, w której wracamy dziś do podstaw, do korzeni. Dwa miesiące temu, usłyszałam od jednego z liderów, że on nie potrzebuje pytać pracowników, jak się czują. To go nie obchodzi. Czyżby? Czy stan ich zdrowia, także psychicznego – nie będzie miał przełożenia na dostarczanie zadania? Komunikacja im jest prostsza, tym lepsza. Mam taką refleksję, że dziś trzeba wrócić do podstaw, bo pandemia nas zatrzymała. Więc po co szukać i pędzić, skoro prostota i podstawowe zasady mogą nam pomóc przetrwać ten czas.

 

4. szkolenia oraz wiele raportów, także ten z EY wskazuje, że pracodawcy w czasie pandemii wspierają pracowników szkoleniami z zakresu: zarządzania pracą zdalną, prowadzenia spotkań, zarządzania zespołami. Aż 59% respondentów badania EY wskazało, że tak właśnie jest. I super! Czemu jednak nie podejść rewolucyjnie do tematu warsztatu w firmie? Czemu nie zorganizować go tak, aby po prostu zespół mógł pobyć ze sobą i przejść przez proces grupowy, który stanowi tak ważny element w relacjach, komunikacji, organizacji i byciu każdego zespołu. Taka pozornie prosta rzecz, sztuka bez sztuki, a daje ogromne możliwości. Pracując na co dzień z firmami, widzę w tym ogromny potencjał i siłę. Zespół nabiera nowego brzmienia i konstytuuje się na nowo.

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

 

Do tego zachęcam przedsiębiorców i właścicieli firm, którzy dostrzegają potrzebę nowego podejścia do tematu organizacji pracy. Być może czują, że potrzeba im zmiany, ale nie do końca wiedzą, jak miałaby ona wyglądać. Odpowiedź na to (i wiele innych pytań) można znaleźć właśnie u mnie: Trenerce Administracji, stawiającej czoła wyzwaniom, które nie zawsze można zamknąć w sztywne ramy 😊

 

 

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO®, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje®, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.