Jeszcze przed wybuchem pandemii w wielu środowiskach biznesowych uważano, że motywator finansowy jest najlepszą z możliwych opcji. Obserwując środowiska IT, które od lat podnosiły poprzeczkę rynku wynagrodzeń, można się pokusić o stwierdzenie, że faktycznie tak było. O ile wynagrodzenie jest niezwykle ważne dla każdego pracownika, o tyle realia się nieco zmieniły. Stąd też dziś mam ciekawe case study, które obala ten powszechny pogląd i choć może stanowić wyjątek, to mimo wszystko zwraca uwagę na kilka innych, ważnych aspektów.

 

Autorzy raportu: “Prognozy przyszłości – OLX Praca. Know How 2021”, o którym  wspominałam już w poprzednich artykułach , jasno podkreślają, że wynagrodzenie nadal stanowi ważny element motywacyjny, ale:

 

  • kandydaci i pracownicy zdecydowanie bardziej cenią sobie bezpieczeństwo zatrudnienia i stabilność firmy na rynku,
  • oczekiwane jest wsparcie pracowników w trakcie trudnych chwil, jak np. pandemia,
  • niezwykle ważna jest komunikacja i otwarcie na pracownika, w oparciu o wartości firmy.

 

 

Biurowa rewolucja w zderzeniu z pracownikiem

 

Przypadek klienta, z którym współpracuję od czasu przeprowadzonej tam dużej biurowej rewolucji, jest o tyle ciekawy, że pokazuje dwie strony relacji: pracownika i pracodawcy.

 

Po wykonaniu audytu administracyjnego, stworzeniu nowego archiwum, procedur oraz wdrożeniu ładu i porządku, postanowiliśmy zrealizować kolejny etap naszej współpracy. Dotyczył on sesji mentoringowych z pracownikiem, który odpowiadał za bezpośrednią obsługę biura firmy. W trakcie mojej pracy okazało się, że ów pracownik został przyjęty do firmy na kilka miesięcy przed moim przybyciem. Jak się jednak okazało, nie miał żadnego doświadczenia w obsłudze biura administracji, nie został też odpowiednio przeszkolony z zakresu swoich obowiązków. Stanowi to zatem pierwszy przystanek na drodze do analizy tego przypadku – brak wdrożenia i szkolenia.

 

Niemniej jednak, po prawie roku pracy w tej firmie okazało się, że wspomniany pracownik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Już na etapie przeprowadzania biurowej rewolucji (a więc procesu reorganizacji administracji), widoczne było jego słabe zaangażowanie w powierzane zadania i brak zrozumienia dla wykonywanej pracy. Dlatego też właściciel firmy zdecydował się poprosić mnie o pomoc w analizie jego możliwości, jak i poszukiwaniu najlepszych rozwiązań.

 

Pracownikom często wydaje się, że motywator finansowy pomoże im

 

Motywator finansowy vs. identyfikacja z firmą

 

W trakcie prowadzonych przeze mnie sesji okazało się, że pracownik miał ograniczone zaangażowanie w wykonywaną pracę. Pomimo wyznaczonego planu i strategii dla jego osoby i zajmowanego stanowiska, nie wykazywał znaczących zmian.

 

Dodam jeszcze, że wspomniana historia ma znacznie więcej odcieni, gdyż jak to bywa podczas sesji mentoringowych i wykorzystania narzędzi treningu mentalnego – na  mindset pracownika wpływa także jego prywatna historia. Niemniej celem sesji mentoringowych było wsparcie pracownika stricte w miejscu pracy, aby mógł sprawnie realizować swoje zadania. Z perspektywy prowadzenia biznesu, stanowi to ważny element dla każdego szefa. Kluczem jest więc znalezienie sposobów na połączenie dwóch światów: pracownika i pracodawcy.

 

Po okresie pracy mentoringowej i nie wykazywaniu pozytywnych zmian w dostarczaniu projektów i zadań, przeprowadzono z pracownikiem rozmowę rozwojową. Zwrócił się on wtedy bezpośrednio do przełożonego z prośbą o dodatkowy motywator finansowy za wykonywanie swoich obowiązków. Prośbę swoją motywował potrzebą realizacji podstawowych zadań, przydzielonych mu w ramach stanowiska.

 

Ostatnia szansa

 

Pracodawca, któremu zależało na zmotywowaniu pracownika do pracy i jednoczesnym zatrzymaniu go w firmie, przystał na dodatkową gratyfikację, w zamian za wykonywanie obowiązków. W drodze kompromisu został ustalony 3-miesięczny termin na ostateczne rozstrzygnięcie, czy pracownik wykaże zmianę w swoim podejściu i czy pracodawca nadal będzie chciał go zatrzymać.

 

W trakcie tych 3 miesięcy przejęłam kontrolę nad realizacją zadań w administracji, jako konsultant zewnętrzny. Moja rola sprowadzała się do tego, abym jako mentor prowadzący, znający i jednocześnie tworzący procesy administracyjne tejże firmy – mogła sprawdzać jakość wykonanej pracy. Takie kontrole sprawdzające odbywały się w każdy piątek, przez wspomniane 3 miesiące.

 

Zanim dojdzie do zwolnienia pracownika za niewywiązywanie się z obowiązków służbowych, warto dać ostatnią szansę. Spróbować technik, które pozwolą dotrzeć do sedna problemu i rozwiązać go!

 

Po 3 miesiącach zakończyliśmy proces sprawdzający, którego wynik był następujący: 

  • na 12 sesji, które powinny były się w tym czasie odbyć, mamy zaliczone tylko 4 sesje,
  • w ciągu 3 miesięcy pracownik miał do zrealizowania 3 duże projekty i 5 małego kalibru, jednak żadnego nie zrealizował,
  • bieżące zadania nie były wykonywane na bieżąco, a powstałe w ten sposób zaległości okazały się za duże,
  • przez ostatnie 3 tygodnie prowadzonej kontroli, pracownik nie pojawił się w biurze w ogóle.

 

Jak łatwo wywnioskować z powyższego podsumowania, ów pracownik nie jest już zatrudniony w firmie. Niemniej jednak, po 3 miesiącach mojego nadzoru, dokonaliśmy wraz z managerem analizy błędów i potencjalnych rozwiązań na nadchodzący czas.

 

Czy ten przypadek czegoś nas nauczył?

 

3 podstawowe błędy, jakie zostały popełnione w tym przypadku:

  1. Brak wdrożenia pracownika do pracy, przeszkolenia go i zrozumienia przez niego wartości tejże firmy.
  2. Brak kontroli wykonywanych zadań, aby móc w sposób bieżący reagować na niedociągnięcia i zaległości.
  3. Brak konsekwencji w działaniu: zwracanie uwagi pracownikowi to jedno, jednak w tym przypadku doprowadziło do przyzwyczajenia pracownika do sytuacji, że można odpuszczać mu pewne błędy.

 

3 pozytywne wnioski na przyszłość:

  1. Należy docenić starania managera dla zrozumienia pracownika i jego problemów.
  2. Aktywnie słuchano jego potrzeb, zwłaszcza tych finansowych. Doświadczenie pokazuje, że takie prośby są w większości firm odrzucane.
  3. Wykorzystywanie wszystkich możliwych opcji, aby pomóc pracownikowi. Zatrudniono konsultanta, zorganizowano sesje 1:1 oraz przyznano dodatkowy motywator finansowy.

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

Morał końcowy

 

Moje podsumowanie zacznę od tego, że wsparcie pracownika powinno mieć miejsce od samego początku jego kariery w firmie. Szkolenie może się wydawać dodatkowym wydatkiem, ale pracownik bez odpowiedniego przygotowania generuje coraz więcej kosztów.

Od początku powinny też obowiązywać jasne zasady i procedury pracy, które można na bieżąco egzekwować. Pamiętajmy, że lider buduje swoją pozycję od początku, a pracownik potrzebuje znajomości i zrozumienia wartości firmy, aby identyfikować się z jej strukturami.

 

Jak pisze Robin Dreeke w książce “ Jak czytać ludzi ”:

“Wiarygodność to podstawa i słowa muszą mieć pokrycie w czynach. Nie wahaj się żądać dowodów. Dowieraj, no powieraj. Ufaj, lecz sprawdzaj”.

 

Warto wziąć sobie do serca tę wskazówkę i mieć ją na uwadze, organizując pracę w firmie i nadzorując jej efektywność po stronie pracowników.

 

Audyt Administracji - poznaj słabe i mocne strony aadministracji Twojej firmy. Kliknij i poznaj więcej szczegółów!

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO®, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje®, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.