Praca w życiu każdego z nas odgrywa dość istotną rolę, nawet jeśli nie zdajemy sobie z tego sprawy lub wręcz temu zaprzeczamy. Ważnym aspektem pracy jest motywacja, która na różnych etapach zawodowego życia jest silniejsza lub słabsza. Definicji motywacji jest wiele, ponieważ na przestrzeni lat obszar ten interesował wielu badaczy. Ja znalazłam bardzo ciekawą definicję autorstwa Marty Mazur. Mówi ona, że w zarządzaniu motywacja jest wyrażona, jako umiejętność połączenia celów poszczególnych pracowników z celami przedsiębiorstwa. Ideałem byłoby, gdyby w rzeczywistości wyglądało to tak prosto.

 

Motywacja jest ważną częścią zaangażowania i jakości w wykonywanej pracy. Brak motywacji być może nie skazuje przedsięwzięcia na porażkę, odciska na nim jednak dość duże piętno. Niezmotywowany pracownik nie jest efektywny, nie daje z siebie wiele, często nawet nie myśli zbyt dużo o swoich zadaniach. Brakuje mu pomysłów i kreatywności. Jest oderwany od idei, za jaką podąża firma.

 

Niezmotywowany pracownik to często także niemały problem dla właścicieli firm, ponieważ brak chęci do działania realnie wpływa na jego sposób pracy. Bałagan, niezorganizowanie, zgubione dokumenty, niedoinformowanie, prokrastynacja – to krótka lista „przewinień”, które mogą stanowić element zagrożenia dla działania firmy. Zwłaszcza w obszarze zarządzania administracją firmy. 

 

 

O tym, jak ważna jest motywacja chyba już każdego przekonałam. Przypatruję się jej z perspektywy zarządzania asystentkami czy office managerami. Środowisko pracy asystentki różni się od środowiska sprzedawcy czy osoby z działu marketingu. Tu wiele procesów się zaczyna i kończy. Ilość mikro spraw, jakie w ciągu dnia wpadają, jest często dwukrotnie wyższa niż w każdym innym dziale. Współpraca na linii asystentka – szef jest znacznie bardziej rozwinięta i obarczona wysokim poziomem stresu. 

 

Skoro w tym wpisie ważnym aspektem jest motywacja, to popatrzmy przez chwilę, jak ona wygląda u asystentki w biurze. Jakie kwestie wpływają na jej motywację bardzo mocno, a jakie nieco mniej.

 

KWESTIE FINANSOWE

 

Jakiś czas temu przeprowadziłam anonimową ankietę wśród asystentek i sekretarek, które ze mną współpracują i są w kontakcie. Czy to w mojej grupie na Facebooku dla Biurowych Rewolucjonistek, czy też w mojej bazie pracowników biurowych. Oba te miejsca zrzeszają osoby pracujące w zawodzie sekretarki/asystentki/office managerów, które chcą rozwijać swoją wiedzę w zakresie administracji biurowej oraz wymieniać się doświadczeniami z innymi. Ankieta miała na celu określenie czynników motywujących. Chciałam konkretnie dowiedzieć się, co sprawia, że pracownicy administracyjni czują się w swoich sekretariatach dobrze. Jej wyniki okazały się wyjątkowo interesujące.

 

Niemal wszystkie ankietowane asystentki (93%) wskazały, że zarówno aspekt finansowy, jak i pozafinansowy stanowią równorzędny motywator do pracy. To ciekawe i pouczające, że pieniądze nie są dla nich jedyną kwestią, która napędza ich do działania. Są jednak zdecydowanie istotne, bo aż 75% ankietowanych wskazało podwyżkę, jako najlepszy motywator finansowy. Poza podwyżką najwyższe noty uzyskały także nagrody finansowe i premie.

 

 

*Pytanie z ankiety przeprowadzonej na grupie asystentek

 

Gdybym miała osobiście to ocenić to mogłabym podsumować to prostym zdaniem: „wcale mnie to nie dziwi!” W naszej branży, branży administracyjnej, wciąż pokutują steorotypy i podejścia, mocno determinujące nasze pensje. Nadal podczas wielu konsultacji słucham stawek wynagrodzeń, które są bardzo niskie i niedoszacowane, jak na ilość obowiązków czy odpowiedzialność danej asystentki. Bo o latach pracy w danej firmie nie wspomnę.

Sama pamiętam, jak trudno było mi uzyskać jakąkolwiek podwyżkę. Pamiętam, ile razy dla działów IT czy marketingu pieniądze na podwyżki były, a dla mnie w sekretariacie nie. I takie podejście nadal na rynku jest. Smutna prawda. 

 

*Pytanie z ankiety przeprowadzonej na grupie asystentek

 

 

Bardzo wysoko ocenionym motywatorem pozafinansowym były szkolenia opłacane przez pracodawcę. Aż 50% osób określiło możliwość rozwoju zawodowego i zdobywania wiedzy, jako najlepszy motywator. To bardzo istotna kwestia, na którą chciałabym zwrócić uwagę, bowiem nadal pokutuje przekonanie, że pracownik  powinien uczyć się sam. A pracownik administracji to już w ogóle samodzielnie. Dla potwierdzenia tej tezy, w innej ankiecie asystentki jasno wskazały, że aby się szkolić muszą robić to w weekendy i finansować z własnej kieszeni.

 

Czy naprawdę tak musi być?

 

To właśnie szkolenia pozwalają asystentce w pełni rozwinąć skrzydła, uzupełnić czy ugruntować wiedzę, a także właśnie – zmotywować i dodać skrzydeł do kolejnych zadań. Takie podejście procentuje w obie strony. Pracownik ma możliwość zdobywać nowe doświadczenia, a pracodawca zyskuje coraz bardziej wykwalifikowanego pracownika, który dodatkowo wykazuje większe chęci do działania. A możliwości rozwoju pracownika administracji jest bardzo dużo. 

 

 

PIENIĄDZE TO JEDNAK NIE WSZYSTKO

 

Wynagrodzenie i premie finansowe stanowią silny motywator do pracy, jednak znaczna część ankietowanych wskazuje jeszcze jeden, bardzo istotny i niematerialny aspekt, który skutecznie napędza do działania. Słowa uznania od szefa, które to wskazało ponad 37% badanych asystentek. Kilka prostych zdań wypowiadanych od czasu do czasu mogą zdziałać tak wiele. A asystentki tak rzadko je słyszą. 

*Pytanie z ankiety przeprowadzonej na grupie asystentek

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

 

Chciałabym móc śmiało powiedzieć, że asystentki są doceniane, a ich praca dobrze nagradzana. Niestety, z przykrością muszę stwierdzić, że nie zawsze tak jest. A według mojej wieloletniej statystyki praca asystentki jest zauważana na szarym, smutnym końcu. Na długie lata zostanie mi w pamięci firma, w której wykonywałam audyt administracji i szef, obrzucający inwektywami swoje asystentki. Takich przykładów mam jednak mnóstwo. Zbieram je i zapisuję, zwłaszcza, gdy przychodzi mi pracować z asystentką podczas konsultacji 1:1.

Dla równowagi i by pokazać, że medal ma także drugą stronę. Z dumą wspominam o tych pozytywnych przykładach, które także się zdarzają. By jednak balans mógł być, moim marzeniem jest, by dysproporcje i zaniechania w kwestii motywacji asystentek i rozwoju ich pracy, zanikały.

 

Wierzę, że uświadamiając rolę asystentki w firmie i kierując uważność na ulepszanie organizacji i zwiększanie poziomu motywacji, da to pozytywne rezultaty.

 

 

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO™, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje™, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.