Wyzwania, przed którymi stają obecnie firmy sprawiają, że z jednej strony weryfikowane są dotychczasowe rozwiązania organizacyjne, z drugiej zaś – poszukuje się nowych ścieżek rozwoju. Komunikacja zespołowa jest w tym kryzysowym czasie jeszcze ważniejsza niż wcześniej, ponieważ znajduje się w centrum zmian. Pozwala bowiem nie tylko je monitorować i zrozumieć, ale przede wszystkim odpowiadać na realne potrzeby pracowników. Jak zmieniła się rola komunikacji w dobie pandemii i co czeka ją w najbliższej przyszłości? Odpowiedź zamieściłam w tym artykule.

 

Garść statystyk

 

Jakiś czas temu pisałam o tym, że przyjrzenie się zachodzącym zmianom i prognozowanie na tej podstawie ewentualnych trendów biurowych, będzie sprawdzianem administracyjnej elastyczności. Tak też się stało. Wspominałam wtedy o pewnych prognozach czy przewidywaniach, którym warto się przyjrzeć, podchodząc jednak z rezerwą do projektowania dalekiej przyszłości.

Dziś jesteśmy bogatsi o doświadczenie, które przyniosły minione miesiące. Wzmacnia je wiedza oraz szereg badań, przeprowadzonych na potrzeby różnych organizacji i mających dać nam szerszą perspektywę zmian na rynku pracy i pracownika. Przyjrzyjmy się im zatem nieco bliżej.

W raporcie “Prognozy przyszłości – OLX Praca. Know How 2021” słusznie zauważono, że jednym z “nowych” problemów w miejscu pracy, które poznało smak home office czy rozwiązań hybrydowych, jest budowanie relacji i integracja pracowników. Aż 18% badanych osób wskazało w nim, jakoby wyzwaniem w pracy zdalnej był brak odpowiedniego wsparcia innych działów, a kolejne 13% podkreśla brak wystarczającej komunikacji z przełożonych oraz jego wsparcia.

 

 

OLX Praca - raport Prognozy przyszłości – OLX Praca. Know How 2021

 

 

Miejsce pracy, w którym bezpośrednia komunikacja zespołowa jest ograniczona, trudno budować więzi międzyludzkie, wzmacniać tożsamość organizacyjną czy zabiegać o integrację. Wzrasta zatem zainteresowanie nowymi rozwiązaniami, takimi jak:

  • preboarding,
  • team building online,
  • zamknięte platformy społecznościowe.

Co ciekawe, na pierwszym miejscu wśród kompetencji pracowniczych, cenionych po zakończeniu pandemii znalazła się zdaniem badanych osób umiejętność współpracy, na którą oddano aż 60% głosów. Wskazana kompetencja bazuje na komunikacji oraz organizacji pracy.
Innym, równie ciekawym zestawieniem, do którego chciałabym się w tym miejscu odnieść jest raport “Co gryzie PMa?”, przygotowany przez Zero BS Management. W nim również zauważalna jest duża ilość wyzwań w obszarze komunikacji (na którą wskazało 17% badanych) oraz budowania relacji. Wspomniane trudności dotyczą przede wszystkim wewnętrznych struktur firmy oraz osób na stanowiskach kierowniczych, które nie wspierają projektów w takim zakresie, jak oczekuje tego zespół.

Dobrze obrazuje to jedna z anonimowych odpowiedzi ankietowych, udzielona na potrzeby tego badania:

 

„Wkurza mnie bycie ‘matką’ dla zespołu projektowego. Jak nie przypomnisz, nie sprawdzisz, nie dopytasz – nic nie zostanie to zrobione.”

 

Podkreśla się tutaj zatem praktyczną umiejętność budowania relacji i identyfikacji z potrzebami współpracowników.

Aby zamknąć te statystyczne rozważania, przytoczę jeszcze raport firmy Antal “Elastyczność specjalistów i menedżerów w dobie zmiany”. Jednym z kluczowych wniosków, jaki nasunął się po jego analizie, jest fakt, że firmy potrafią reagować elastycznie na to, co się obecnie dzieje, jednak nie zawsze pamiętają o tym, aby komunikować swoją nową czy ulepszoną strategię.

Zauważmy, że 22% respondentów nie ma wiedzy o wprowadzanych w zatrudniającej go organizacji zmianach. Wiele osób pracuje zatem zdalnie, nie dysponując kluczowymi informacjami. Stąd niezwykle istotna staje się komunikacja w zakresie wytyczania celów firmy i jej odpowiedzi na zmiany, jakie niesie przyszłość. To ona będzie miała bezpośredni wpływ na zaangażowanie pracowników, ich lojalność oraz to, czy zostaną w firmie również po zakończeniu kryzysu.

 

Komunikacja zespołowa to wielkie wyzwanie i zarazem podstawa w zdalnym modelu pracy.

 

Komunikacja zespołowa i jej znaczenie dla rozwoju firmy

 

Co sprawia, że komunikacja jest tak ważną kompetencją? Poznajmy jej najważniejsze zalety:

  • pozwala szybciej wszystko zorganizować, dlatego warto poznać zasady komunikacji werbalnej, niewerbalnej i tej technologicznej – zwłaszcza dziś, gdy korzystamy z komunikatorów, aplikacji itp.,
  • daje informację zwrotną, dzięki której możemy wykonać dane zadanie, zrealizować jakiś proces, popchnąć sprawę do przodu,
  • pozwala ocenić, co robimy dobrze lub co wymaga poprawy – daje zatem szansę na rozwój,
  • umożliwia realizację długofalowej strategii firmy,
  • zapobiega konfliktom i w razie potrzeby je rozwiązuje,
  • uczy aktywnego słuchania, potrzebnego w budowaniu relacji zespołowych,
  • pozwala pokonywać własne bariery i ograniczenia komunikacyjne,
  • umożliwia poznawanie nowych ludzi i nowatorskich rozwiązań.

Zauważmy, że komunikujemy się praktycznie w każdym momencie! Szczególnie dziś dostrzegamy więc, jak bardzo brakuje nam tych podstawowych umiejętności. Próbujemy dogonić zmianę, chcemy przetrwać w firmie, na stanowisku, w relacji, zabezpieczyć się finansowo. Ciągle za czymś pędzimy, a komunikacja wymaga czasem zatrzymania się, skupienia i uważności.

 

Trzy historie – jedna potrzeba

 

Case study nr 1

 

Pracując przy reorganizacji biura jednego z klientów, bardzo szybko zauważyłam, że brakuje tam jakichkolwiek zasad komunikacji między zarządem a pracownikami. Organizacja odnotowała szybki rozwój: z małej firmy zmieniła się w średnie przedsiębiorstwo. Całą uwagę skupiono więc na rozbudowie infrastruktury sprzedaży, by móc osiągać duże zyski. Z jednego szefa wyłoniło się aż 3, pojawili się kierownicy liniowi, a pracownicy produkcyjni zostali daleko w tyle. Zapomniano o fundamentach, czyli przepływie informacji między pracownikami a zarządem. Dodatkowo narastał nacisk na kierowników liniowych, którzy przekazywali wybiórcze informacje, podszyte ogromnym ładunkiem emocjonalnym. Dość szybko pojawiły się kłótnie i wzajemne donosy.

W trakcie prowadzonego przeze mnie warsztatu okazało się, że wystarczyło, aby pracownicy raz na jakiś czas mieli w osobach zarządu potwierdzenie tego, co przekazywali im kierownicy.

Czy można było uniknąć tych problemów? Tak, jednak dzięki kilku prostym zasadom, takim jak:

  • dostarczanie pracownikom cyklicznych e-maili, biuletynów oraz organizowanie spotkań,
  • przedstawienie zespołowi nowych kierowników otwarcie, a nie za kulisami,
  • stworzenie planu komunikacji w zespołach.

 

Case study nr 2

 

Firmy rodzinne mają to do siebie, że są obarczone różnymi wyzwaniami w zakresie relacji i komunikacji. Dosyć często zdarza się tak, że rodzina zarządza biznesem i kontaktując się z pracownikami, przekazuje im często sprzeczne informacje. To częste zjawisko. Ma na nie wpływ wiele różnych czynników.
Jednak taka komunikacja przekłada się także na pracowników. Często to oni ponoszą konsekwencje tych działań, co wpływa na ich pracę, powodują frustrację i złość.
Co można z tym zrobić?

  • podzielić obowiązki i przyznać decyzyjność poszczególnym członkom rodziny,
  • przypisać osoby do działów i przełożonych,
  • mieć wyznaczone cykliczne spotkania.

 

Wyzwania z relacjami i komunikacją zdarzają się również w firmach rodzinnych. Warto przemysleć i ustawlić wspólną komunikację.

 

Case study nr 3

 

Swojego czasu poznałam zespół, który pracuje ze sobą około 8 lat. Od momentu, gdy przyszli do firmy, sprawy działy się swoim rytmem. Czasem było dobrze a czasem źle, ale generalnie firm szła do przodu, choć pracownicy wykonywali zadania ad hoc. Firma zaczęła się rozrastać, jednak nikt nie rewidował obowiązków tych pracowników. Nie oceniał, jak się zmieniały, co wymagało usprawnienia lub było przyczyną nieporozumień. Naturalną koleją rzeczy pojawiły się konflikty. Nikt ich nie wyjaśniał, tylko zamiatał pod dywan. Z czasem powstały nawet wrogo nastawione do siebie “obozy”.

Czy dało się uniknąć takich konfliktów? Tak, ale należałoby w tym celu:

  • wdrożyć rozwiązania na wypadek sytuacji spornych,
  • ustalić podział zadań i je monitorować,
  • robić burzę mózgów z pracownikami,
  • organizować regularne spotkania zespołu.

ursago- efektywna-administracja

 

Komunikacja zespołowa – co można z tym zrobić?

 

Myślę, że zaprezentowana w tym artykule perspektywa daje wielostronny ogląd wyzwaniom, przed jakimi stoi obecnie komunikacja w firmach. Samo wskazanie problemów nie sprawi jednak, że automatycznie pojawią się przed nami ich rozwiązania. Zwłaszcza że wprowadzanie kolejnej teorii do relacji międzyludzkich, nie przynosi wystarczających rezultatów.

Dlatego pracuję aktualnie nad nowym szkoleniem “ Komunikacja – Mindset – Organizacja”, podczas którego będę poznawać i analizować z zespołem problemy w komunikacji, zaczynając od ich najgłębszego podłoża. Pokażę, jak zidentyfikować emocje towarzyszące relacjom, aby pomóc zrozumieć prawdziwe źródła problemów. Wszystko to w bliskiej mi koncepcji indywidualnych rozwiązań, które sprawdzą się w rzeczywistych realiach firmy, dla której zorganizuję takie szkolenie.

Projektuję je w taki sposób, aby przenieść doświadczenia wyniesione z treningu administracyjnego i mentalnego, a następnie spojrzeć na komunikację zespołu z lotu ptaka i dostrzec wszelkie zależności, jakie wpływają na jego relacje i przekładają się na wielopoziomową współpracę.
W ten sposób firma otrzymuje ode mnie nie tylko analizę bieżącej sytuacji, ale też konkretne rozwiązania interpersonalne, które zaczynamy razem wdrażać już podczas szkolenia!

Brzmi zachęcająco? Już teraz zarezerwuj swoje miejsce!

 

 

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO®, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje®, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.