Sprawne funkcjonowanie biura przekłada się na realne wyniki, jakie osiąga firma. Jej wielkość nie ma tutaj dużego znaczenia, ponieważ każda tego typu organizacja posiada właściwe dla siebie i swojej struktury rozwiązania administracyjne. Nie wszystkimi można jednak łatwo zarządzać, co dowiódł chociażby kryzys, związany z wiosennym uderzeniem pandemii. Biorąc pod uwagę fakt, że tymczasowe trudne okoliczności, mogą zagościć w Polsce i na świecie nieco dłużej, warto rozejrzeć się za nieco bardziej elastycznymi środkami, które jednocześnie pozwolą skutecznie kontrolować sytuację firm. Mowa tutaj o podejściu procesowym w administracji biurowej.

 

Dlaczego podejście procesowe jest tak ważne?

 

Potrzeba oceny poziomu funkcjonowania biura, organizacji jego pracy, prowadzenia dokumentacji, obowiązków poszczególnych członków zespołu oraz spinającej to wszystko komunikacji, pojawia się zazwyczaj w momencie, kiedy ten obszar działania firmy zaczyna (mówiąc wprost) zawodzić. Zadania nie są realizowane na czas, a pracownicy nie do końca znają swój zakres obowiązków, nie wspominając już o nieprawidłowościach w prowadzeniu i archiwizowaniu dokumentów. Potrzeba oceny, czyli audytu administracyjnego wydaje się wtedy rzeczą oczywistą.

Należałoby jednak zrobić krok wstecz i przyjrzeć się temu, gdzie pojawiają się w biurze procesy administracyjne i czego dokładnie one dotyczą. Pozwoli to lepiej zrozumieć kontekst sytuacyjny, w jaki się wpisują oraz wzajemne zależności między tym sektorem organizacji firmy, a pozostałymi, pozornie niezwiązanymi z nim działami.

 

 

Co zatem pokazuje perspektywa audytu zewnętrznego? Pozwala przede wszystkim poznać potencjał rozwoju firmy oraz ocenić go niejako „od środka”, nawet w obliczu trudności dotyczących procesów administrowania biurem. Daje również szansę na pokazanie sposobu pracy różnych członków zespołu, a także łączących ich zależności, nieograniczających się wyłącznie do powiązanych ze sobą zakresów obowiązków. To z kolei umożliwia przyjrzenie się ewidencji dokumentów i korespondencji oraz rutynowym czynnościom, jakie przyjęły się w tym zakresie w danej firmie. Bardzo ważne jest też przeanalizowanie zasad pracy biura, spinających niejako w całość wszystkie wymienione elementy administracji.

Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że podejście do każdej z tych składowych w sposób procesowy – nie jest bynajmniej regułą i bardzo często cała trudność w sprawnym zarządzaniu biurem, tkwi dokładnie tutaj. Podejście procesowe zakłada bowiem, że wszystkie czynności są ze sobą w pewien sposób powiązane, a jeśli nawet nie bezpośrednio, to chociaż na poziomie swoistej komplementarności.

Można oczywiście zakładać, że pewne obowiązki i czynności dzieją się w firmie niejako samoistnie, jednak w ten sposób odbiera się jej szansę na skuteczne i (niemal) bezbłędne funkcjonowanie. Należy to zatem rozpatrywać nie inaczej, jak tylko jako stratę dla organizacji, której w dobie kryzysu nie warto sobie bez potrzeby fundować.

 

Zarządzanie procesami administracyjnymi – co należy uwzględnić?

 

Wybrane aspekty zostały już nadmienione wcześniej, jednak dopiero teraz można im się przyjrzeć nieco dokładniej. Tak więc pierwszym z nich będą zasady współpracy. To pierwsze, a zarazem najważniejsze ogniwo, odpowiedzialne za sprawne i skuteczne zarządzanie procesami w biurze. Będzie się na nie składał system wartości firmy oraz wszystkich członków zespołu, ich wymagania i oczekiwania oraz zakres odpowiedzialności, które w połączeniu stanowią przepis na udaną współpracę w firmie.

Drugim ważnym elementem, budującym procesy biurowe, są szeroko rozumiane procedury administracyjne. Można tutaj znaleźć wszystkie reguły postępowania, obowiązujące w z góry określonych sytuacjach z życia firmy. Choć swoim ustrukturyzowaniem mogą nieco odstraszać, to jednak oszczędzają czas pracowników, potrzebny na wykonanie zadania, zmniejszając tym samym ilość generowanych w biurze dokumentów oraz związanego z nimi stresu.

 

 

Kolejną składową, którą warto uwzględnić w kontekście procesów administracyjnych, jest podział obowiązków. Dobrze, jeżeli są one jasno ustalone już na początku współpracy, dzięki czemu każdy pracownik biura zna zakres swoich zadań oraz wynikającej z nich odpowiedzialności. Składać się będą na niego nie tylko obowiązki przełożonych, ale też zespołu oraz biura, rozumianego jako całość.

 

Wymienione elementy będą się z kolei przekładały na obieg dokumentów i sprawne zarządzanie nimi w firmie. Ewidencja, rozumiana jako system wspierający pracowników biura w wyszukiwaniu dokumentów, stanowi niejako „wizytówkę” dobrze zorganizowanej administracji. Na tym jednak taka procedura się nie kończy, ponieważ znajdują się tutaj:

 

a) Archiwum i jego spis, czyli jednolity, skatalogowany sposób przechowywania dokumentów, pozwalający na sprawne dotarcie do wszystkich jego zasobów. Stąd też wynika bardzo ważna cecha archiwum, czyli jego papierowa i cyfrowa forma.

b) Obieg dokumentów, będący planem pracy z dokumentami. Co ważne, powinien on być zaplanowany tak, aby wpisywać się w zasady i system pracy w firmie. Wymaga więc dostosowania do jej realiów oraz otwartości na ewentualne, późniejsze zmiany.

c) Stały porządek, związany z usystematyzowaniem nie tylko tego, co znajduje się w archiwum, ale również w podręcznych szafach, a nawet na biurkach pracowników. Próby porządkowania wszystkiego, co kilka miesięcy nigdy nie przyniosą takich rezultatów, jak konsekwentne, codzienne nawyki w tym zakresie.

 

Ostatnim filarem, składającym się na efektywne zarządzania procesami administracyjnymi, jest komunikacja. Można jej z powodzeniem poświęcić niejedną książkę, co przecież już się stało, nie sposób więc zawrzeć wszystkie informacje na ten temat w jednym, zwięzłym akapicie. Niemniej jednak pewne techniki i sposoby działania, związane z komunikacją, będą miały swoje bezpośrednie odzwierciedlenie w pracy biurowej i jej zwinnym zorganizowaniu, do czego zachęca cały niniejszy artykuł.

Zamiast więc skupiać się na teorii, warto przeanalizować praktyczne aspekty stanowisk administracyjnych, właśnie przez pryzmat procesów komunikacyjnych.

 

Znalazłaby się tutaj przede wszystkim:

  • częstotliwość przekazywania informacji,
  • sposób informowania poszczególnych członków zespołu oraz mechanizmy funkcjonujące w kontaktach bezpośrednich oraz online,
  • dokładność przekazywanych informacji,
  • sposób przypominania o kalendarzu spotkań, ofertach czy współpracy z działem księgowości,
  • informowanie o problemach i nieprawidłowościach w biurze i poza nim,
  • katalog informacji, które mają być przekazywane dalej oraz sposób ich przekazywania.

 

Bardzo dobrą praktyką w zakresie procesowego podejścia do komunikacji w biurze jest systematyczne przeprowadzanie ewaluacji, pozwalającej wychwycić najskuteczniejsze elementy oraz te, które wymagają poprawy w przyszłości. Będą do tego służyły m.in. systematyczne spotkania zespołu, rekomendowane minimum raz w miesiącu.

 

Co wynika z procesowego podejścia do zarządzania administracją?

 

Istotą procesów, jakie dzieją się w biurze, jest czas ich trwania, jednak rozumiany z goła inaczej niż może się wydawać. Nie chodzi bynajmniej o to, żeby wyznaczać nowe standardy realizacji zadań firmy w tym zakresie, wyciskając z dostępnego czasu więcej, niż dotychczas. Wyrabianie norm, choć kuszące, nie jest wynikiem, do którego warto dążyć. Stąd też mowa o nieco innym rozumieniu czasu, a mianowicie jego przewidywalności. Skoro bowiem biuro ma procesowo zorganizowaną pracę, to każde realizowane w nim zadanie, przekłada się na większy, wspólny cel. Jest więc mierzalne i usystematyzowane w takim zakresie, jaki będzie się wiązał z innymi komplementarnymi zadaniami.

Brzmi, jak zespół naczyń połączonych? W rzeczywistości właśnie tym jest biuro i dokładnie tak należy interpretować jego pracę. Wszystkie obowiązki, plany, harmonogramy i procedury uzupełniają się na tyle dobrze, że są w stanie sprawnie wspierać całą administrację, nawet w sytuacjach kryzysowych. Dla nich też przecież tworzone są odpowiednie procedury, trzymające firmę w ryzach, z dala od potencjalnego chaosu w tym zakresie.

 

 

Tak więc korzyści, wynikające ze świadomego zarządzania procesami administracyjnymi, prezentują się następująco:

  • wprowadza ład i porządek, a co za tym idzie również lepszą organizację pracy,
  • oszczędza czas, zarówno w perspektywie pojedynczego pracownika, jak i całego biura,
  • pozwala zapanować nad przepływem zadań, generując przy okazji mniejszą ilość dokumentów do późniejszego archiwizowania,
  • wyrabia dobre, systematyczne nawyki wśród członków zespołu,
  • usprawnia obieg informacji w biurze,
  • obniża koszty administracyjne,
  • zabezpiecza interesy firmy, tworząc ogólnodostępne zaplecze.

Jak zorganizować procesy, które będą wspierały administrowanie biurem? Należy zacząć od analizy aktualnej sytuacji, wyodrębnić niesprawne procedury, a następnie poznać ich uczestników oraz osoby odpowiedzialne za poszczególne etapy pracy. Następnie trzeba wyłonić cel, jaki dany proces ma osiągnąć oraz zmiany, które do niego doprowadzą. Na koniec pozostaje tylko połączenie obecnego stanu z zakładanym, za pomocą konkretnych czynności do wdrożenia. W ten sposób powstaje (najprostsza) mapa procesu, gotowa do praktycznego zastosowania.

 

Nowa perspektywa zarządzania biurem

 

Większość firm mierzy się obecnie z wyzwaniami administracyjnymi, które nigdy dotąd nie były taką próbą sił. Nastały czasy ogromnej niepewności, pokazującej życie biura jak w soczewce, przy czym nie każda organizacja zda pozytywnie ten trudny test.

Firmy muszą teraz funkcjonować w warunkach VUCA, które sprawiają, że trzeba przygotować się na różne scenariusze. Do czego odnosi się ten enigmatycznie brzmiący skrót?

V – volitality (zmienność),

U – uncertainty (niepewność),

C – complexity (złożoność),

A – ambiguity (niejednoznaczność).

 

Ostatnimi laty w gronach ekspertów międzynarodowych, zajmujących się z jednej strony poznaniem świata w całej jego złożoności, a z drugiej strony przywództwem – wyrosło nowe pojęcie, w Polsce jeszcze do końca znane. To termin BANI, który jeszcze trafniej opisuje aktualną rzeczywistość. Składają się na niego:

„B” – brittle, czyli kruchość albo sztywność, stwarzająca pozory siły.

„A” – anxiety, oznaczająca lęk wobec tego, co dzieje się na świecie.

„N” – non-linear, rozumiana jako nielinearność, odnosząca się do nieprzewidywalności tego, co przyniesie przyszłość.

„I” – incomprehensible, czyli niezrozumiałość, blokująca realną ocenę rzeczywistości.

 

Co to wszystko ma wspólnego z zarządzaniem procesami administracyjnymi? Otóż żadna firma nie działa w próżni, zatem prędzej czy później zostaje zmuszona do zmierzenia się z obecną, kryzysową rzeczywistością. O ile funkcjonowanie w warunkach VUCA wydaje się być możliwe do zrealizowania, zwłaszcza w kontekście dynamicznego rozwoju firm, to już radzenie sobie z BANI, czyli chaosem – nie jest sprawą oczywistą.

Dzisiejszy lider zarządzający biurem ma za zadanie odnaleźć się w chaosie, choć z góry wiadomo, że go w całości nie opanuje. Stąd tak ważna jest umiejętność adaptacji, wsparta właśnie przez konkretne procesy, dające kontrolę nad tym, co jest możliwe do kontrolowania. W końcu podeście procesowe dopasowuje się do firmy i pracujących w niej ludzi, a więc jeśli pojawiają się przeszkody, to takie rozwiązania będą na tyle elastyczne, aby pokonać je możliwie sprawnie. Oczywiście w zakresie, który da się ułożyć w konkretne ramy procesu.

 

Wspierając zatem potencjał liderów oraz pracowników, jak również dając im dobre zaplecze w postaci zasad i procedur, można też uniknąć błędów, jakie pojawiają się w firmach w kontekście kryzysu. Można je zauważyć chociażby podczas wspomnianych wcześniej zewnętrznych audytów administracyjnych. Mowa tutaj przede wszystkim o braku:

  • jasno ustalonych procedur,
  • zasad na linii: administracja – szef – firma,
  • perspektywy długoterminowej,
  • pracy zespołowej,
  • podziału obowiązków,
  • bezpiecznego obiegu dokumentów,
  • wsparcia,
  • komunikacji w zespole.

 

Należy w tym miejscu zauważyć, że pozostaje jeszcze jedno najskuteczniejsze narzędzie, jakiego nie jest w stanie zastąpić żadna aplikacja czy technologia. Narzędzie, bez którego zarządzanie procesami administracyjnymi w firmie nie mogłoby mieć miejsca, a które w tym kontekście nadal pozostaje niedocenione. Jest nim człowiek, świadomy swoich kompetencji, gotowy do współpracy i działający w oparciu o jasno określony plan.

Bardzo mocno zaznaczają się tutaj kluczowe kompetencje pracowników, niezbędne w tej zmieniającej się rzeczywistości. Należą do nich:

  1. Kompleksowe rozwiązywanie problemów,
  2. Myślenie krytyczne,
  3. Kreatywność,
  4. Zarządzanie ludźmi,
  5. Współpraca i kooperacja,
  6. Inteligencja emocjonalna,
  7. Ocena i podejmowanie decyzji,
  8. Orientacja na usługi,
  9. Negocjacje,
  10. Elastyczność myślenia.

 

Nie sposób ocenić, co przyniosą nadchodzące miesiące i jak dalej będą funkcjonowały firmy. Widać jednak, że ustrukturyzowane, procesowe podejście do zarządzania biurem, wsparte komunikacją i elastycznością, okazuje się być dobrą receptą na ten trudny czas. Takie połączenie pozwoli nie tylko przetrwać kryzys, ale też zbudować silny zespół, który stawi czoła kryzysowi i otworzy się na dalszy rozwój. Zespół zorganizowany i skupiony na realizacji celów firmy, bez względu na przejściowe trudności.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Nadchodząca przyszłość sugeruje jasno, aby podejść nieco inaczej do pracy biura i oprzeć jego funkcjonowanie na elastycznych, dedykowanych procesach. Warto wspomóc je kompetencjami miękkimi, które będą sposobem na adaptację do zmieniającego się świata. Z takim zapleczem można wejść śmiało w ewolucję, która nadchodzi i wykorzystać ją jako wartościową lekcję na drodze trudnych, ale w ostatecznym rozrachunku potrzebnych zmian w firmach.

Warto na zakończenie podkreślić, że tylko człowiek jest w stanie zaakceptować nową rzeczywistość i poszukać rozwiązań, jakich nigdy wcześniej nie trzeba było wprowadzać. Dobrze zatem, jeśli będzie wiedział, czym może dysponować i jak wdrożyć konieczne zmiany, tak aby nadal mieć kontrolę nad sytuacją oraz świadomość, że nie jest w tym wszystkim sam.

 

Artykuł ten ukazał się na łamach Real Estate Magazine 5/2020

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.