Pierwsza kawa, a czasem druga i trzecia. Przerwa na papierosa, która przeciąga się o kolejnego, bo koleżanka przyszła omówić „biurowy temat”. Lunch z klientem? Oczywiście, nawet jeśli klient w ostatniej chwili odwoła spotkanie, to szkoda nie zjeść w takim miłym miejscu. Poszukiwania zaginionych dokumentów i brak konkretnej listy zadań. Bezcelowość działań, niezorganizowanie, brak planu, brak procedur i „tylko chwilka” scrollowania na Facebooku. W taki sposób firmy tracą duże pieniądze każdego dnia. To właśnie marnowanie czasu przeznaczonego
na pracę kosztuje je najwięcej.

 

Czas przeznaczony na pracę to nie to samo,
co realny czas pracy

Nawet najlepiej zarządzana firma jest tak dobrze zorganizowana, jak jej najsłabiej zorganizowany pracownik. Brzmi kontrowersyjnie? A jednak – na całokształt funkcjonowania firmy, jej terminowość i skuteczność, pracuje cały zatrudniony zespół, począwszy od najwyższego szczebla, po szeregowych pracowników. Każdy powinien mieć określone zadania do wypełnienia, konkretny cel, aby firma działała niczym dobrze naoliwione tryby maszyny.  Spójnie, jednorodnie, efektywnie.

 

Co jednak w sytuacji, gdy pracownicy najprościej mówiąc marnują czas, który powinni spędzać w określony sposób? Często marnowanie czasu w pracy nie wynika ze złej woli pracownika, wręcz takie przypadki, jak biurowe bumelanctwo, stanowią mniejszość. Znacznie częściej problemem są niewłaściwie wprowadzone procedury, zasady pracy i podział obowiązków.

 

Zasady, cele i strategie działania

Pracownik, który efektywnie wykonuje swoje działania w zaledwie 30% czasu pracy, przez pozostałe 70% musi się po prostu „czymś zająć”. Jeśli pracodawca nie przewiduje dla niego możliwości rozwoju ani nie daje mu opcji zarządzania zadaniami w taki sposób, by wypełniać odpowiednio wszystkie należne roboczogodziny, to warto zająć się tą sytuacją i wprowadzić korzystne dla obu stron zmiany.

Dobrze zorganizowane biuro daje swoim pracownikom możliwość efektywnego wypełniania obowiązków. Tak – daje im tę możliwość, poprzez dostosowanie odpowiednich procedur, schematów, uświadomienie celu, określenie priorytetów i listy zadań, umożliwienie odbycia szkoleń i przede wszystkim zapewnienie informacji zwrotnej.

Wielu pracowników ma świadomość tego, że zbyt szybkie wypełnianie swoich obowiązków nie będzie dla nich korzystne. Szef doda im kolejne, które mogą już nie pójść tak sprawnie i tym sposobem pracownik zaczyna wyglądać na mniej wydajnego, niż na początku. Pracuje gorzej. Analogicznie jest w przypadku pracowników zagubionych, którzy nie do końca znają zakres swoich obowiązków, a tym samym marnują czas na poszukiwanie rozwiązań i odpowiedzi na swoje wątpliwości. Brak możliwości elastycznego działania oraz brak konkretnych procedur i szkoleń stanowią często fundament problemów z marnowaniem czasu pracy.

 

Środowisko pracy też ma znaczenie

Praca na starym sprzęcie, wykorzystywanie przestarzałych technologii i uniemożliwianie pracownikom rozwoju, to grzech wielu pracodawców i jeden z prostszych powodów marnowania czasu. Staroświeckie podejście do biznesu i stanie w miejscu w obliczu postępującej wokół technologii i metodyki pracy przeważa szalę winy na niekorzyść pracodawcy, który w takiej sytuacji sam stanowi przyczynę marnowania czasu przez swoich pracowników.

Ciekawsze podejście zaobserwować można w nowoczesnych modelach zarządzania, tych liniowych, które umożliwiają pracownikom działanie w bardzo swobodnej, niemal przyjacielskiej atmosferze. W niektórych biurach, najczęściej w młodych zespołach, w trakcie dnia pracy przewiduje się chwilę na odpoczynek w specjalnie do tego przystosowanych pomieszczeniach, jak „sale zabaw” z kanapą i konsolą do gier, co stanowi bardzo ciekawy kontrast do tematu marnowania czasu. Okazuje się bowiem, że odpowiednio zbalansowana ilość obowiązków oraz czas przeznaczony na poukładanie myśli, zebranie inspiracji, czy po prostu chwilę odpoczynku, może przynieść zaskakująco pozytywne efekty i znacznie podnieść wydajność pracownika w obrębie jego zadań.

Nie bez powodu w niektórych krajach wprowadzono 6-godzinny dzień pracy, bowiem spędzanie długich godzin za biurkiem, gdy wszystkie zadania wykonać można szybciej, jest pozbawiony sensu.

 

ursago- efektywna-administracja 

 

Marnowanie czasu przez pracowników to jeden z największych problemów dzisiejszych firm, który powoduje dzienne straty na poziomie setek milionów złotych. Dobrze zorganizowana administracja i odpowiednio prowadzone procedury, a także dostosowanie wymagań do realnych możliwości pracownika to coś, co powinien w dzisiejszych czasach wprowadzić w swojej firmie każdy szef.

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO™, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje™, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.