Jak przygotować faktury do księgowości – 7 prostych kroków

faktury-księgowość-sekretariat-jak-przygotować

Jak przygotować faktury do księgowości – 7 prostych kroków


Czy każdego 1 dnia miesiąca masz ten sam kłopot, bo czeka Cię ta niechciana czynność? Nie wiesz jak zabrać się za faktury? Czy boisz się, że sobie z nimi nie poradzisz? Jeśli choć raz odpowiedziałaś „tak”, na któreś z pytań, ten post jest dla Ciebie! Na przygotowanie faktur do księgowości mam swoje proste sposoby. Nie wierzysz? Przejdź przez moich 7 kroków, a na pewno z fakturami pójdzie Ci sprawnie i do tego nabierzesz dobrych nawyków! 

Zanim opowiem Ci jak krok po kroku przejść przez proces przygotowywania faktur dla księgowości, chciałabym wspomnieć o kilku istotnych rzeczach. Poza metodami „obróbki” faktur na zamknięcie miesiąca musisz mieć swój system zajmowania się fakturami w ciągu całego miesiąca. Jest to temat szeroki i wymaga odrębnego omówienia, ale wspominam o tym celowo, abyś pamiętała, że proces zarządzania fakturami w trakcie całego miesiąca ma istotny wpływ na jego zamknięcie. Jeśli w Twoich fakturach i dokumentach panuje chaos, to będzie Ci o wiele trudniej rozliczyć miesiąc, a przede wszystkim znacznie dłużej zajmie Ci porządkowanie i zamykanie faktur. Oczywista oczywistość, jednak wciąż podczas szkoleń, muszę omawiać ten proces.

Koordynacja wpływających faktur, archiwizowanie i pilnowanie ich terminów płatności ma także znaczenie na sam koniec – czyli wysyłkę do księgowości. Powinnaś zatem zawsze mieć porządek w fakturach i wypracować sobie system ich rejestrowania. On z pewnością ułatwi Ci każdy kolejny krok, które będę opisywała poniżej. I jeszcze jedna rzecz: pamiętaj proszę, że kroki i przygotowana dla Ciebie checklista – to bazowa wersja, którą możesz, a nawet powinnaś udoskonalić i dopasować na potrzeby swojego biura.

 

Jeśli masz pewność, że spłynęły Ci już wszystkie faktury od dostawców, masz również u siebie te, które powinnaś dostać od Szefa, możesz na spokojnie rozpocząć szykowanie „paczki” dla księgowości.  Zaczynamy.

 

KROK 1:   Podziel faktury na:

  1. Kosztowe – wszystkie te faktury, za które firma zapłaciła przelewem lub gotówką – czyli stanowią jej koszt.
  2. Sprzedażowe – wszystkie te faktury, które firma wystawia dla swoich klientów/kontrahentów – czyli stanowiące jej zysk.
  3. Delegacje firmowe – to potwierdzenia wyjazdu firmowego krajowego lub zagranicznego pracowników firmy.

 

KROK 2:   Ułóż faktury chronologicznie.

Z pewnością jest tak, że w ciągu miesiąca wpinasz sobie faktury do segregatora lub wkładasz do teczki kolejno w zależności od ich wpływu. I to jest bardzo dobra metoda, „brawo Ty” ? Faktury wpływają w różnym czasie, wszystko zależy od poczty, terminu przesłania czy innych okoliczności. Gdy przygotowujesz faktury dla księgowości, najlepiej poukładać je kolejno.

Przez lata współpracy z różnymi biurami rachunkowymi wiem, że jest to dla nich ważne. I nawet jeśli powiesz, że oni Cię oto nie proszą, to ja wiem, że to znacznie ułatwia im pracę. A dodatkowo, świadczy dobrze o Tobie i jakości Twojej pracy. Przecież – chcesz być profesjonalną sekretarką, prawda? ?

Zatem faktury układamy od 1 do ostatniego dnia miesiąca. Rosnąco i chronologicznie. Proste.

 

KROK 3:   Przybij pieczątkę na każdej fakturze.

Do tej czynności możemy podejść dwojako – metoda zależna jest od biura rachunkowego. W jednym podejściu na fakturze mamy dwie oddzielne pieczątki, zaś w tym drugim, zdaje się wygodniejszym, mamy dwie pieczątki zbiorczo w jednej większej (zdjęcie takiej pieczątki pokazuję poniżej). Obie metody są dobre, a wybór zależy od biura rachunkowego. Niezależnie, którą z pieczątek wybierzesz, ważne, aby zawierała ona te informacje, które są wymagane w ustawie o rachunkowości i potrzebne w przypadku kontroli skarbowej.

W wielu korporacjach przyjmuje się zasadę dwóch pieczątek:

  1. WPŁYNĘŁO – przybijana na przodzie faktury w prawym górnym rogu. Tu przybijamy pieczątkę z datą dnia, kiedy faktura wpłynęła.
  2. OPIS KSIĘGOWY – przybijana z tyłu faktury w lewym dolnym rogu. Ta pieczątka jest zazwyczaj dostosowana do potrzeb i formy rozliczania się firmy.

 

Najważniejsze jednak jest to, że każda faktura powinna zawierać opis: merytoryczny, formalny i rachunkowy. Co to znaczy? Taki opis ma za zadanie potwierdzić, że faktura została:

  • sprawdzona – zatem informacje na niej są zgodne i prawdziwe,
  • zakredytowana – została przypisana do odpowiedniego konta kosztowego – czyli Twój opis czego dotyczy ta faktura pozwoli na przypisanie jej przez księgowość do odpowiedniego konta rachunkowego podczas księgowania.  Co powinnaś zatem wpisać? –  najważniejsze informacje dotyczące danego kosztu z faktury.
  • zatwierdzona – została zaakceptowana przez osobę nadzorującą, zazwyczaj stosuje się dwa podpisy – Twój jako osoby przyjmującej i Twojego przełożonego jako akceptującego koszt.
pieczątka-opis-faktury

Przykład podwójnej pieczątki do opisu faktury.

 

KROK 4:   Wprowadź faktury do REJESTRU FAKTUR.

Wspominałam już o tym prawda? O porządku i koordynacji wpływających faktur. Taki REJESTR FAKTUR ma za zadanie w tym pomagać. I w zasadzie ten punkt powinien być na początku. Bo w ciągu miesiąca to na nim bazuje Twoje zarządzanie fakturami. Jeśli jeszcze go nie masz, to natychmiast go utwórz. A jeśli chcesz wiedzieć, co powinien zawierać taki rejestr: odsyłam Cię do artykułu o budżecie, gdzie znajdziesz więcej informacji (tu)

 

KROK 5:   Przygotuj archiwum faktur.

Mówiąc archiwum, mam na myśli skany faktur, czyli bazę, z której w każdej chwili Ty i osoby upoważnione możecie skorzystać. Skoro oryginały faktur przekazujesz do księgowości, to posiadanie ich skanów jest niezbędne. Nigdy nie wiesz, w jakiej sytuacji i momencie będziesz potrzebować odnaleźć dany koszt lub inną informację, a faktura jest często najlepszym tego źródłem. Dlatego skany są tak ważne.

Uwaga: organizując sobie archiwum skanów, miej czytelny system ich zapisywania. Nie zapisuj wg własnego widzimisię.

 

KROK 6:  Uzupełnij raport kasowy.

Mimo że coraz mniej operuje się gotówką w firmach, nadal jest ona używana. A kiedy pojawia się w biurze gotówka, to oczywistym jest, że potrzebny jest raport kasowy. W raporcie wpisuje się każdy gotówkowy wydatek: datę, nr faktury, wydatkowaną kwotę. Na koniec miesiąca w podsumowaniu widnieje saldo i wówczas możesz sprawdzić czy w kasetce z pieniędzmi wszystko Ci się zgadza. Zupełnie jak w sklepie 😉

 

KROK 7:   Wydrukuj wyciąg bankowy.

By biuro rachunkowe mogło sprawdzić zgodność wszystkich wydatków i przychodów, będzie potrzebowało wyciągu z firmowego rachunku bankowego. Często w firmach praktykuje się dostęp do rachunków dla biur – właśnie po to, aby mogły same generować takie wyciągi.

Jeśli jednak tak nie jest, po prostu pobierz wyciąg do PDF, wydrukuj i dołóż do reszty dokumentów. Jeśli firma ma dwa osobne rachunki na koszty i wpływy od klientów – wydrukuj dwa wyciągi.

 

ursago- efektywna-administracja

 

I tym sposobem dotarłyśmy wspólnie do końca, nie było to takie trudne, prawda? Jeszcze tylko spakuj dokumenty do koperty, zaadresuj i wyślij, i voila! Jeśli decydujesz się na wysyłkę nie kurierem, lecz za pośrednictwem Poczty Polskiej, pamiętaj, że najlepsze rozwiązanie to polecony z potwierdzeniem odbioru. Jak mówi stare przysłowie „przezorny zawsze ubezpieczony” – zgadzasz się z nim, prawda?

 

PDF do pobrania:

2 komentarze
  • Beata
    Opublikowany 12:39h, 25 stycznia Odpowiedz

    Mam pytanie. Od miesiąca pracuję w firmie budowlanej – przygotowuje wszystkie dokumenty dla księgowości. Pełna księgowość.
    1. Faktury sprzedażowe muszą być opisane na odwrocie? Jak powinien brzmieć mój opis jeśli faktura wystawiana przez nas dotyczy wykonania usługi budowlanej (np posadzkek)?
    2. Raport kasowy – mam faktury (za serwis auta, za paliwo, za laptop) opłacone gotówką – mam je wpisać do RK jako rozchód? A co z przychodami do kasy? Nie mam takowych, żadnych KP. Kasa może być ujemna?
    Proszę o pomoc w rozwianiu wątpliwości.

    • UrsaGO
      Opublikowany 22:55h, 25 stycznia Odpowiedz

      Beata, już odpowiadam na Twoje pytania:

      1. Faktury sprzedażowe to te, które Wy wystawiacie jako firma swoim klientom. Zwyczajowo, jeśli biuro rachunkowe przejmuje obsługę księgową to ustala formę rozliczeń i możliwe typy sprzedaży – co daje im możliwość odpowiednio dekretowania faktur. Skoro Twoja firma jest budowlana i może mieć bardzo szczegółową dekretację czyli księgowanie faktur to opisywałabym je z tyłu w formie: usługa wylania posadzki. Wtedy taki opis jest w miarę szczegółowy, bo księgowość może sobie wg wzoru zakwalifikować ten koszt. Jednak mimo wszystko, uzgodniłabym z księgowością system opisywania faktur – bo sama z doświadczenia wiem, że mimo jednej ustawy rachunkowości, biura rachunkowe różne mają systemy pracy.

      2. RK nie powinien być ujemny. Jeśli otrzymujesz faktury od pracowników za naprawę auta lub paliwo – to musisz ustalić skąd oni biorą pieniądze na zapłatę za te faktury. Jeśli płacą to ze swoich środków i chcą zwrotu pieniędzy na konto – to nie wprowadzasz tego w RK, tylko opisujesz fakturę z tyłu za co ona jest i piszesz: DO ZWROTU PRACOWNIKOWI NA KONTO. Wtedy nie przechodzi ona przez RK. Bo by przechodziła przez RK, to oni muszą ją wcześniej od Ciebie pobrać. Natomiast, może w Twojej firmie jest system kart firmowych – jeśli tak, to wtedy opisujesz z tyłu fakturę, płatność kartą firmową imię i nazwisko pracownika i wtedy najlepiej to potwierdzenie z terminala podpinać do faktury.

      Mam nadzieję, że pomogła. A gdybyś miała jeszcze jakieś pytania to pisz do mnie śmiało na: biurowerewolucje@ursago.pl. Chętnie pomogę 🙂

Zostaw komentarz