DZA, czyli Dobrze Zorganizowana Administracja. Czym jest, co się na nią składa i dlaczego potrzebujesz jej w swojej firmie? W dzisiejszym wpisie chciałabym przybliżyć Ci ten model i wyjaśnić, czemu stanowi on fundament skutecznego zarządzania procesami, organizacji zadań i efektywnego działania administracji. Składa się na niego kilka elementów, które wspólnie tworzą całość i razem odpowiadają za bezproblemową i dobrze działającą administrację.

 

 Jakie są elementy składowe modelu DZA?

Pierwszy z nich to szef. Jest on bardzo ważnym ogniwem w tym modelu. To on powinien posiadać cechy takie jakpewność siebie czy otwartość. Przede wszystkim jednak, szef powinien być przywódcą posiadającym wizję, którą aktywnie i konsekwentnie realizuje. Co więcej, od jego stylu zarządzania zależy nastawienie zespołu.

Według Daniela Golemana istnieje 6 różnych stylów zarządzania. Wśród nich wymienia styl demokratyczny, w którym zdanie każdego pracownika jest tak samo ważne, styl afiliacyjny nastawiony na budowanie relacji w zespole, styl autorytarny, gdzie najważniejsza jest wizja, do realizacji której powinien dążyć cały zespół. Goleman wymienia także styl trenerski, w którym główny nacisk położony jest na rozwijanie pracownika oraz jego mocnych stron. Badacz wskazuje również styl nakazowy opierający się w głównej mierze na kontroli pracowników, a także na styl procesowy, który koncentruje się na efektywnym wykonywaniu powierzonych zadań.

 

Nie jest kluczowe, jaki styl zarządzania preferuje szef. Dobry przywódca potrafi dopasować styl do potrzeb zespołu oraz zadań, które są przed nim stawiane. Istnieje także teoria, która głosi, że najlepsi przywódcy to tacy, którzy umiejętnie łączą wszystkie style zarządzania, dzięki temu osiągają dobre wyniki i nie mają trudności z prowadzeniem zespołu, co przekłada się na jego zorganizowanie. Ważne jest również, aby podkreślić, że u dobrego przywódcy rotacja wśród pracowników nie jest duża, co związane jest odpowiednią ich motywacją.

 

Drugim ważnym elementem w modelu DZA jest zespół, czyli pracownicy administracji.

Jakie składowe powinien posiadać zespół, aby działać skutecznie:

  • Posiadać lidera
  • Posiadać jasno wytyczone cele
  • Mieć ustaloną strukturę
  • Mieć określone zakresy obowiązków członków zespołu
  • Mieć określone reguły i procedury komunikowania się w zespole
  • Przyjąć zasady obiegu i archiwizowania dokumentów i korespondencji

Pracownicy, którzy działają według powyższego schematu, są bardziej efektywni. Ich zwiększona efektywność przekłada się także na rozwój firmy. Warto również zwrócić uwagę, że wiele z tych składowych ma bezpośredni związek z osobą szefa, jak choćby jasno wytyczone cele. Widać zatem, że elementy modelu DZA są ze sobą powiązane tak, aby razem tworzyć zdrowy organizm. Szef ma wpływ na kształt i funkcjonowanie zespołu, który pod jego dowództwem może rozwinąć skrzydła.

 

Kolejnym istotnym elementem modelu DZA jest środowisko pracy. Składa się na nie wiele pomniejszych aspektów:

  • fizyczne miejsca wykonywania zadań,
  • użytkowane sprzęty i narzędzia,
  • porządek (lub bałagan) w archiwach i dokumentacji

Odpowiednie środowisko, utrzymane w ładzie i porządku, uzupełnione o nowoczesny (a przynajmniej mało awaryjny) sprzęt i wszelkie potrzebne do pracy narzędzia, stanowią element, którego w prawidłowo zarządzanej administracji nie da się pominąć.

 

Kolejnym elementem jest komunikacja oraz kodeks zasad, które fundamentalnie usprawniają firmową administrację. DZA opiera się o ideę harmonii, współzależności wszystkich wymienionych elementów, a zbiór zasad dodatkowo scala je ze sobą. Schemat postępowania pozwala na odpowiednie reakcje w sytuacjach kryzysowych oraz działanie pozbawione emocjonalnego wpływu, obiektywne i skuteczne.

 

porządek-segregator-dokumenty-biuro

 

Zachowania, nastawienie czy sposoby wyrażania emocji wpływają na procesy komunikacji, usprawniając jej działanie lub wręcz przeciwnie – powodując chaos i brak porozumienia. Dlatego tak ważne jest, by nie zapominać o elementach personalnych i aspekcie mentalnym w procesie budowania dobrej administracji w swojej firmie.

Mój autorski schemat DZA określa jeszcze jeden szczególnie istotny aspekt, na który pod wieloma względami wpływ mają wszystkie pozostałe. Jest to coś, co reguluje sposób działania zarówno szefa, jak i pracownika. Coś, co może być wartością dodaną i stanowić fundament pozytywnych zmian lub wręcz mocną stronę naszego działania, lecz może także być przeszkodą i stanowić niemałe zagrożenie. To coś, o czym w tak zawoalowany sposób piszę, to nawyki.

Nasze nawyki tworzą naszą codzienność. Jeśli wypracowaliśmy te pozytywne i rozwijające, mają one z pewnością korzystny wpływ na nasze życie i pracę. Jeśli jednak pozwoliliśmy rozwinąć się tym negatywnym, jak na przykład spóźnialstwo, bałaganiarstwo, marnowanie czasu –  mniej lub bardziej świadomie rzucamy sobie kłody pod nogi, zarówno prywatnie, jak i zawodowo.

Czemu potrzebujesz DZA?

Firma, która działa spójnie i harmonijnie we wszelkich opisanych przeze mnie aspektach ma znacznie większe szanse na sukces. Dobrze zorganizowana administracja pozwala na skupienie się na rzeczach najważniejszych – zaspokajaniu potrzeb klienta, pozyskiwaniu nowych klientów, rozwojowi działalności.

Chaos, nieporządek, problemy komunikacyjne, dezorganizacja i złe nawyki to problemy, które mają realny wpływ na funkcjonowanie firmy. Można temu zaradzić, korzystając z zewnętrznego audytu lub biorąc udział w Badaniu Shadow – mojej autorskiej formie audytu połączonego z raportem, w którym wskazuję procesy wymagające poprawy i przedstawiam propozycję najkorzystniejszych rozwiązań.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Osiągnięcie DZA jest jak osiągnięcie stanu ZEN ­– przynosi wymierne korzyści, pozwala na wprowadzenie harmonii i zwiększenie skuteczności działań. Z moim wsparciem Twoja firma pozbędzie się stojących na jej drodze zagrożeń i zyska nowe możliwości.

 

 

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO™, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje™, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.