Czym jest Dobrze Zorganizowana Administracja (DZA™), co się na nią składa i dlaczego potrzebujesz jej w swojej firmie? W dzisiejszym wpisie chciałabym przybliżyć Ci mój autorski model i wyjaśnić, czemu stanowi on fundament skutecznego zarządzania procesami, organizacji zadań i efektywnego działania biurowa. Składa się na niego kilka elementów, które tworzą spójną całość i odpowiadają za bezproblemową i sprawnie zorganizowaną administracyjnie firmę.

 

 Jakie elementy składają się na model DZA?

Pierwszym z nich jest osoba szefa, który stanowi ważne ogniwo tego modelu. To on powinien posiadać charyzmatyczne cechy, jak pewność siebie czy otwartość. Przede wszystkim jednak szef powinien być liderem posiadającym wizję, którą aktywnie i konsekwentnie realizuje. Odpowiada (razem z pracownikami) za trudny do wychwycenia, ale bardzo ważny dla powodzenia współpracy – mental. Co więcej, od jego stylu zarządzania zależy nastawienie całego zespołu.

 

Według Daniela Golemana istnieje 6 różnych stylów zarządzania. Psycholog wymienia wśród nich styl:

  • demokratyczny, w którym zdanie każdego pracownika jest tak samo ważne,
  • afiliacyjny, nastawiony na budowanie relacji w zespole,
  • autorytarny, gdzie najważniejsza jest wizja, do realizacji której powinien dążyć cały zespół,
  • trenerski, w którym główny nacisk położony jest na rozwijanie pracownika oraz jego mocnych stron,
  • nakazowy, opierający się w głównej mierze na kontroli pracowników,
  • procesowy, który koncentruje się na efektywnym wykonywaniu powierzonych zadań.

 

To, jaki styl zarządzania preferuje szef, nie jest najważniejsze. Dobry przywódca potrafi dopasować styl do potrzeb zespołu oraz zadań, które są przed nim stawiane. Istnieje także teoria, która głosi, że najlepsi przywódcy to tacy, którzy umiejętnie łączą wszystkie style zarządzania, dzięki temu osiągają dobre wyniki i nie mają trudności z prowadzeniem zespołu, co przekłada się na jego zorganizowanie. Ważne jest również to, że u dobrego przywódcy rotacja wśród pracowników nie jest duża, co związane jest odpowiednią ich motywacją.

 

Drugim ważnym elementem w modelu DZA jest zespół, czyli pracownicy administracji oraz wykorzystywane przez nich narzędzia.

Jakie składowe powinien posiadać zespół, aby działać skutecznie? Na szczególną uwagę zasługuje:

  • posiadanie lidera,
  • kierowanie się jasno wytyczonymi celami,
  • funkcjonowanie zgodnie z ustaloną strukturą,
  • posiadanie określonego zakresu obowiązków wśród członków zespołu,
  • działanie w oparciu o jasne reguły i procedury komunikowania się w zespole,
  • przyjęcie wspólnych zasad obiegu i archiwizowania dokumentów i korespondencji.

Pracownicy, którzy działają według powyższego schematu, są bardziej efektywni. Ich zwiększona skuteczność przekłada się także na rozwój firmy. Warto zwrócić uwagę, że wiele z tych składowych ma bezpośredni związek z osobą szefa, jak choćby jasno wytyczone cele. Widać zatem, że elementy modelu DZA są ze sobą powiązane tak, aby razem tworzyć zdrowy organizm. Szef ma wpływ na kształt i funkcjonowanie zespołu, który pod jego skrzydłami może się rozwijać.

 

Kolejnym istotnym elementem, bez którego Dobrze Zorganizowana Administracja nie mogłaby mieć miejsca, jest środowisko pracy. Składa się na nie wiele mniejszych aspektów, takich jak:

  • fizyczne miejsca wykonywania zadań,
  • użytkowane sprzęty i narzędzia,
  • porządek (lub bałagan) w archiwach i dokumentacji.

Odpowiednie środowisko, utrzymane w ładzie i harmonii, uzupełnione o nowoczesny (a przynajmniej mało awaryjny) sprzęt i wszelkie potrzebne do pracy narzędzia, stanowią elementy, których w prawidłowo zarządzanej administracji nie da się pominąć.

 

Ostatnimi ważnymi składnikami modelu DZA są: komunikacja oraz kodeks zasad, które fundamentalnie usprawniają firmową administrację. Dobrze Zorganizowana Administracja opiera się o ideę harmonii, współzależności wszystkich wymienionych elementów, a zbiór zasad dodatkowo wzmacnia tę interakcję. Schemat postępowania pozwala zastosować odpowiednie procedury w sytuacjach kryzysowych, a jednocześnie umożliwia działanie pozbawione emocjonalnego zabarwienia, tak więc obiektywne i skuteczne.

 

porządek-segregator-dokumenty-biuro

 

Zachowania, nastawienie czy sposoby wyrażania emocji wpływają na proces komunikacji, usprawniając jej działanie lub wręcz przeciwnie – powodując chaos i brak porozumienia. Dlatego tak ważne jest, aby nie zapominać o elementach personalnych i aspekcie mentalnym w procesie budowania Dobrze Zorganizowanej Administracji w swojej firmie.

Mój autorski schemat DZA określa jeszcze jeden szczególnie istotny aspekt, na który pod wieloma względami wpływ mają wszystkie pozostałe. Jest to coś, co reguluje sposób działania zarówno szefa, jak i pracownika. Coś, co może być wartością dodaną i stanowić fundament pozytywnych zmian lub mocną stronę działania, ale może także być przeszkodą i stanowić niemałe zagrożenie. Tym wyjątkowym spoiwem Dobrze Zorganizowanej Administracji są nawyki.

W rzeczywistości to one tworzą naszą codzienność, zwłaszcza w miejscu pracy. Jeśli wypracowaliśmy pozytywne i rozwijające nawyki, możemy obserwować ich korzystny wpływ na nasze życie i pracę. Jeśli jednak pozwoliliśmy rozwinąć się tym negatywnym, jak na przykład spóźnialstwo, bałaganiarstwo czy marnowanie czasu –  mniej lub bardziej świadomie rzucamy sobie kłody pod nogi, zarówno prywatnie, jak i zawodowo.

 

Dlaczego potrzebna Ci jest Dobrze Zorganizowana Administracja?

Firma, która działa spójnie i harmonijnie we wszelkich opisanych przeze mnie aspektach, ma znacznie większe szanse na sukces. Dobrze Zorganizowana Administracja pozwala skupić się na rzeczach najważniejszych – zaspokajaniu potrzeb obecnych klientów i pozyskiwaniu nowych, a także na szeroko pojętym rozwijaniu działalności.

Ogólny nieład, problemy komunikacyjne, dezorganizacja i złe nawyki to problemy, które mają realny wpływ na funkcjonowanie firmy. Spojrzenie na własne biuro z perspektywy modelu DZA™ pozwala zauważyć nieprawidłowości, a następnie podjąć konkretne działania, aby to zmienić.

Z tą myślą przygotowałam autorskie Badanie Shadow, czyli kompleksowy rodzaj analizy administracji, w formie audytu połączonego z raportem, w którym wskazuję procesy wymagające poprawy i przedstawiam propozycję najkorzystniejszych rozwiązań.

 

ursago- efektywna-administracja

 

Osiągnięcie w firmie równowagi, jaką proponuję w Dobrze Zorganizowanej Administracji, jest jak wejście w stan ZEN ­– przynosi wymierne korzyści, pozwala na wprowadzenie harmonii i zwiększenie skuteczności działań biura. Z moim wsparciem Twoja firma pozbędzie się blokujących ją procesów i zyska nowe możliwości, podnoszące codzienną efektywność całego zespołu!

 

 

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO™, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje™, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.