Dobrze zorganizowana administracja – co to znaczy?

Dobrze zorganizowana administracja – co to znaczy?


Jednym z częstych pytań na rozmowach kwalifikacyjnych jest: „Czym jest dla Pani administracja i jak by ją Pani zorganizowała?”  Taki typowy haczyk, by sprawdzić czy osoba aplikująca wie, czym zajmuje się pracownik administracji, czy odnajduje się w tej branży i czy sama jest dobrze zorganizowana. Potem oczywiście padają dodatkowe pytania, pozwalające sprawdzić to zorganizowanie i chęć do pracy. Dziś jednak nie o rekrutacji, lecz o organizacji. A właściwie o organizacji administracji.

Jak już wiadomo, administracja jest moim drugim domem. Choć rzekłabym, że właściwie jedynym, bo w pracy czy w domu – JA administruję. Zarządzam, koordynuję, organizuję, wspieram. W moim przypadku, ale myślę też, że i w przypadku wielu kobiet, nie tylko praca zawodowa potrzebuje dobrego zorganizowania. W domu rzeczy do ogarnięcia jest jeszcze więcej. Dla mnie jedno życie łączy się z drugim. Dlatego dom w skali obowiązków i zajęć jest dla mnie także administracją. Administracją domową, którą trzeba dobrze zorganizować i zarządzać. Planować płatności, zakupy, dzielić obowiązki itp.

Moje administracje – były i są, zawsze bardzo dobrze zorganizowane. I nie chodzi tu o moją potrzebę przechwałek. Ja po prostu jestem w tym świetna i nadszedł czas uznać to za swój atut i mówić o tym wprost. Każde biuro czy dom jakimi przyszło mi zarządzać były przygotowane do wspierania wszelkich celów i zadań mu wyznaczonych. Tak, dom ma także swoje cele: ułatwiać odpoczynek czy czas z rodziną. Każdy czymś administruje – nawet sobą. Zarządzamy swoim czasem, pieniędzmi, relacjami, domem, rodziną.
Jednak skupię się przez chwilę na tym zawodowym aspekcie zarządzania.

 

Administracja biurowa jest sercem i środkiem głównym całego ekosystemu, jakim jest firma. Z tego miejsca wszystko się zaczyna i właściwie wszystko się kończy. Czyli wszystkie procesy w punkcie środkowym (administracja) mają być powiązane z każdą nawet najmniejszą cząstką (działem) gdzieś tam w dali. Te wspólne zależności mają pomagać sobie nawzajem, a nie przeszkadzać. Dlatego też potrzeba zorganizowania tych powiązań i przepływów jest tak istotna.

Mój słownik znaczeń słów ZORGANIZOWANA ADMINISTRACJA jest bardzo prosty. I tu mogłabym zakończyć ten wpis wrzucając prostą frazę: TO MA SAMO DZIAŁAĆ!
To jedno z głównych zdań, jakie na spotkaniach ze mną mówią szefowie firm. Oni po prostu chcą zająć się biznesem, a nie drobnostkami w biurze, mówiąc elegancko. 🙂

Tak, tak, wiem! Nic się samo nie zrobi. Tyle tylko, iż administracja może działać dobrze sama. Małe wyjaśnienie: działać sama – nie oznacza: NIE potrzebujemy pracownika! To nie oto chodzi. Statek także potrzebuje sternika przy sterach, prawda?
Działać sama jest równoznaczne z ustawieniem odpowiednio procesów sterujących administracją, ale także skuteczne wdrożenie do zadań osoby nią zarządzającą. Jeśli to działa razem, to większość rzeczy po prostu się dzieje. Procesy są wdrożone, a zarządzanie staje się łatwiejsze.

 

Model dobrze zorganizowanej administracji zawiera kilka elementów, które aby działać muszą współgrać.
Mówię tu o:

 

  1. Zespół – musi być dobrze dobrany, pracować razem na wyniki, pomagać sobie i uzupełniać się wzajemnie. Dobry zespół może bardzo efektywnie zwiększać wydajność administracji. Źle dobrany zespół będzie nie tylko nie wykonywał swojej pracy, ale będzie oddziaływał źle na pozostałe grupy lub działy, których praca jest powiązana poniekąd z obowiązkami administracji.
  2. Organizacja pracy – to jak administracja działa widać w sposobie realizacji zadań. Stosowane procedury czy procesy mogą miarodajnie pokazać czy działania są skuteczne i jakie są ich efekty. Jak administracja pracuje widzą nie tylko klienci, ale też współpracownicy, a szef już na pewno. Organizacja pracy: dnia, tygodnia, miesiąca – ma znaczenie.
  3. Dokumentacja – porządek i organizacja archiwum muszą być bez zarzutu. Często niektórzy mówią: pokaż mi biurko, a ja powiem Ci, jakim pracownikiem jesteś. Coś w tym jest. Umowy, oferty, katalogi nie mogą zalegać na biurku – ułożone w stertę. Powinny być w swoim miejscu przechowywania i skatalogowania. Zarchiwizowane, opisane i posegregowane.
    Wskazówka: dodatkowym plusem jest znajomość tych dokumentów i swobodne poruszanie się w ich zapisach. To dopiero atut!
  4. Porządek – nieład w wyglądzie biura nie jest niczym miłym nie tylko dla oka, ale i bycia. Artystyczny nieład można mieć w domu, a nie w biurze. Biuro to miejsce, gdzie przychodzą klienci, gdzie pracują z nami inni. Tak jak nasze zachowanie czy ubranie świadczy o nas, tak wygląd i czystość w biurze świadczą o nas jako o pracowniku. Administracja ma być nie tylko strażnikiem porządku, ale i sama go reprezentować.
  5. Zaangażowanie – celowo daję to jako jeszcze jeden element, by kolejny raz zaakcentować, że podejście do pracy, do ludzi, ma ogromny wpływ na całokształt. Pokazywanie, że elementy wymienione wyżej są istotne – to ważna sprawa. Ale jeśli dodatkowo wzmocnione zostaną pozytywną postawą pracowników administracji i wsparciem szefów, dadzą jeszcze lepszy efekt.

 

 

Czasem wystarczy kilka drobnych elementów i widać, co nie gra w organizacji danej administracji. Każdy z tych elementów ma oczywiście swoje podkategorie, bo często są one bardziej złożone. Ale jako całość można je dokładnie tak sklasyfikować. Widać więc, że idealny model jest dosyć prosty.

Dobrze zorganizowana administracja potrafi wykorzystać te czynniki dla realizacji celu, jakim jest praca. Administracja przede wszystkim pracuje. Funkcjonuje dla dobra firmy, by koordynować działania, organizować życie wewnętrzne i zewnętrzne oraz realizować cele i zadania wspomagające.

 

I teraz by to wszystko się działo, muszą być spełnione warunki o których pisałam wyżej. Ludzie pracujący ze sobą muszą być dobrze dobrani. Dokumenty muszą być opanowane i zarchiwizowane. Biuro musi być zaopiekowane i wyglądać nienagannie.
A sternik w biurze zawsze spokojny, że kontroluje sytuacje.

 

 

A oto mały przykład z codziennego życia administracji:

Twój szef ma spotkanie z dużym poddostawcą. Rozmowy toczą się o duży kontrakt dla kilku oddziałów. Początkowo spotkanie miało się odbyć bez twojego udziału. Przygotowałaś salę, napoje, wydrukowałaś propozycje ofert i wzory przesłanych umów. Gotowe. Jednak w trakcie spotkania szef prosi Cię o udział, bo rozmawiacie o szczegółach, a jako osoba nadzorująca biuro, masz wiedzę detaliczną, której może nie mieć szef. Przychodzisz i padają pytania o dotychczasowe umowy i zasady działania biura. Mając zorganizowane biuro, z łatwością opowiadasz o tym co, jak, gdzie. A dodatkowo wzmacniasz to znajomością podstawowych zapisów warunków współprac z firmami, jakie obowiązują teraz.

 

Ten przykład jest odpowiedzią na wątpliwość czym jest zorganizowanie w administracji:

  • perfekcyjne przygotowanie spotkania,
  • kontrola zasad funkcjonowania biura,
  • porządek w dokumentach,
  • swobodny udział w spotkaniu – bez efektu zaskoczenia tematem zapisów umów,
  • brak stresu, gdy pojawia się niezaplanowana sytuacja.

 

Te elementy na siebie wpływają i razem mogą dać naprawdę niesamowite efekty. I to nie tylko dla przełożonego, ale i przede wszystkim dla pracownika. Dlaczego? Ponieważ dzięki dobrze zorganizowanej administracji pracownik:

  • ma dobrze zorganizowany czas pracy,
  • ma porządek w papierach,
  • lepiej sobie radzi z sytuacjami nagłymi,
  • ma wszystko pod kontrolą,
  • wspiera działania szefa i innych współpracowników,
  • buduje dzięki temu swoją pozycję.

 

REASUMUJĄC: to jak zorganizowana jest praca w administracji, przekłada się na pracownika i całą firmę. Dobre przeszkolenie, wdrożone procesy, efektywne zarządzanie i podejście to gwarancja dobrego zorganizowania. A ta daje duże możliwości nie tylko budowania swojej pozycji jako firmy czy pracownika, ale namacalne szanse na rozwój. Zapamiętaj TO!

5 komentarzy
  • creativevibes
    Opublikowany 18:46h, 22 maja Odpowiedz

    Z tą organizacją pracy jest niestety ciężko, wiele firm nie potrafi zarządzać zespołem, dokumentacja itp. Ja staram się wszędzie wprowadzać swój system, działa dla mnie jak ulał 🙂

    • UrsaGO
      Opublikowany 22:07h, 22 maja Odpowiedz

      Zgadza się to bardzo duży problem. Dlatego chciałabym na to zwrócić uwagę – zwłaszcza w obszarze mi tak bliskim – czyli administracji.

  • waszasasza1
    Opublikowany 21:44h, 22 maja Odpowiedz

    super post!

  • Jagoda`
    Opublikowany 21:11h, 23 maja Odpowiedz

    Niestety zorganizowanie się w pracy, szczególnie kiedy reszta zespołu nie jest zorganizowana jest bardzo trudna! Wiem po sobie. Mając projekty czy zbyt dużo zadań nie dbam o porządek na komputerze czy w dokumentacji,

    • UrsaGO
      Opublikowany 21:28h, 23 maja Odpowiedz

      By coś się zmieniło, musi nastąpić początek procesu. Można oczekiwać, że rozpocznie go ktoś inny, lecz o wiele lepszym rozwiązaniem jest zapoczątkowanie go samemu. Dzięki takiemu podejściu, zespół może pozytywnie się natchnąć i zechcieć pracować nad tym wspólnie.

Zostaw komentarz