Audyt w firmie często bywa kojarzony w sposób negatywny. Pracownicy obawiają się go, a szefowie i managerowie nie zawsze wiedzą, komu właściwie należy go zlecić i jakich efektów po nim oczekiwać. Warto jednak odczarować to pojęcie i przyjrzeć się z bliska, czym w zasadzie audyt jest i dlaczego stanowi wartość dodaną, a nie uciążliwą konieczność.

 

Audyt ma na celu określenie zagrożeń dla firmy ­– ukazanie wyzwań w zarządzaniu, ustalenie źródeł problemów organizacyjnych, wykrycie niedopatrzeń. Brzmi to, jak scena z sennego koszmaru o wizycie na dywaniku u szkolnej pani dyrektor, lecz jest czymś zupełnie przeciwnym. Dobrze przeprowadzony audyt ma bowiem za zadanie uświadomić pracownikom i przełożonym te wszystkie rzeczy, które można – da się i trzeba ­– poprawić, by zacząć osiągać zamierzone cele i przestać tracić czas oraz pieniądze na niewłaściwie funkcjonujących procedurach.

 

 Kto powinien przeprowadzić audyt?

Najlepszym rozwiązaniem dla firmy jest wybór zewnętrznego podmiotu do przeprowadzenia audytu. Osoba spoza grona pracowników będzie miała możliwość spojrzeć na sytuację bez osobistych uprzedzeń, świeżym okiem ocenić problemy i obiektywnie przedstawić je przełożonym. W bliskich relacjach pracowniczych trudno o obojętność i brak wpływu emocji na ostateczną ocenę. To naturalne i właściwe, w końcu chcemy pracować w otoczeniu, które po prostu lubimy i własna perspektywa jest w codziennej pracy bardzo ważna. Dlatego właśnie osoba z zewnątrz, pozbawiona więzi emocjonalnych z firmą i jej pracownikami, stanowi najlepszy i najbardziej wiarygodny wybór.

 

Do tego wszystkiego dochodzi znajomość danej branży. Osobiście, nie wyobrażam sobie, że audytorem efektywności zarządania biura jest osoba, która nigdy w nim nie pracowała. Oczekiwałabym od audytora nie tylko znajomości teorii, lecz także faktycznego doświadczenia.

Na czym polega dobrze przeprowadzony audyt?

Dobrze przeprowadzony audyt musi opierać się o konkretny plan działania, obejmować zarówno procesy decyzyjne i metody pracy na najwyższych szczeblach zarządzania w firmie, jak i tych niższych. Pozwala to na ocenę wszystkich
istotnych aspektów, które mogą stanowić ryzyko i którymi należy się zająć w pierwszej kolejności. Kolejnym etapem jest stworzenie sprawozdania, w którym umieszczone zostaną wszystkie kwestie działające na niekorzyść firmy lub
budzące wątpliwości co do ich zasadności.

 

 

Ostatnim etapem skutecznego audytu jest proces wprowadzania zmian. Firma otrzymuje wparcie merytoryczne i doradcze w zakresie określonych podczas audytu wyzwań, dzięki czemu ma możliwość sprawnie i efektywnie wprowadzać nowe procedury i eliminować trudności. I znów praktycznym rozwiązaniem jest przeszkolenie pracowników z propozycji wdrożeń. Taka kompleksowa usługa pozwala mieć pieczę nad procesem zmian w sposób dopasowany do potrzeb firmy. A jednocześnie, pracownicy czują się zaopiekowani.

 

Korzyści wynikające z audytu

Pierwszy audyt przynosi zazwyczaj najbardziej widoczne efekty. Wynika to z faktu, że zawsze na początku określa się kwestie stanowiące największe zagrożenie dla działania firmy. Ewaluacja procesów, określenie metodyki działania i słuszności podejmowanych decyzji, oznaczenie obszarów problematycznych, to wstęp do wdrożenia rozwiązań mających na celu usprawnienie całokształtu funkcjonowania przedsiębiorstwa i poprawy jego ogólnej kondycji.

Istotną korzyścią jest także przyjrzenie się kwestiom finansowym ­– audyt może bowiem wskazać miejsca i procesy, które przynoszą firmie starty lub stanowią niekorzystne rozwiązania. Niewłaściwe gospodarowanie majątkiem firmy naraża ją nawet na utratę płynności. Audyt jest w takiej sytuacji nieocenioną pomocą.

 

Na audycie zyskuje nie tylko firma, lecz także sami pracownicy. Wskazówki i działania doradcze mogą obejmować tematykę komunikacji wewnętrznej, zarządzania czasem, organizacji obowiązków i pomagają usprawnić działanie zespołu, jak również wpływają korzystnie na indywidualne podejście do pracy zatrudnionych w firmie osób.

Wartym podkreślenia jest jednak to, że sam audyt niewiele da, jeśli w osobie zarządzającej i pracownikach nie będzie woli wdrażania zmian. Nawet dobrze przeprowadzony audyt i proponowane zmian mało wniosą, jeśli przedsiębiorstwo będzie dewaluować działania wdrażające zmiany. Bez otwartości, chęci zmian i odpowiedzialności za zmiany, nawet dobrze zorganizowany audyt może niewiele zmienić. Poddaję to pod rozwagę wszystkich tych, którzy w audycie dostrzegają bardzo duży potencjał. 

ursago- efektywna-administracja 

Audyt zewnętrzny stanowi wartościowe źródło wiedzy o tym, co w firmie funkcjonuje nieprawidłowo, co warto zmienić i w jaki sposób tego dokonać. Nie należy traktować go personalnie i emocjonalnie, jest bowiem narzędziem mającym służyć poprawie sytuacji firmy, a nie stanowić nieprzyjemny epizod dla pracowników. Profesjonalnie przeprowadzony audyt przynosi firmie mierzalne korzyści. Warto się o tym samemu przekonać. 

 

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO™, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje™, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.