Co przyniosą nadchodzące miesiące? To pytanie pojawia się obecnie w każdej przestrzeni życia, a z naturalnych względów mocno rzutuje na ocenę elastyczności polskich firm i korporacji. Siła, z jaką opanowało nas wiosenne uderzenie pandemii, zaskoczyła chyba wszystkich, zupełnie reorganizując pracę biur. W wielu firmach konieczne było przeniesienie się w tryb zdalny, aby przetrwać trudny czas. Część z nich otworzyła już swoje stacjonarne siedziby, inne pozostawiły poszczególne działy w przestrzeni online. Większość pracodawców udostępniła przy tym możliwość wyboru dogodnego dla członków zespołu sposobu pracy.

Wygląda na to, że nadchodząca jesień okaże się kolejnym, trudnym sprawdzianem administracyjnej elastyczności. Proponuję zatem, aby przyjrzeć się nieco biurowym trendom i wyodrębnić kilka obszarów, na które warto obecnie zwrócić uwagę.

 

Praca zdalna i związane z nią szanse

 

Zdaję sobie sprawę, że powyższy termin jest w ostatnich miesiącach odmieniany przez chyba wszystkie przypadki. Nie widzę w tym niczego dziwnego, ponieważ każda firma, która w obliczu pandemii zdecydowała się na ten krok, dała sobie szansę na zniwelowanie negatywnych konsekwencji lock down’u. Praca zdalna okazała się przy tym czymś więcej, niż tylko opcją przetrwania ciężkich czasów. Organizacje bardzo szybko poczuły korzyści, jakie za sobą wniosła.

Jedną z podstawowych zalet, wynikających z home office, jest możliwość wykonywania pracy z dowolnego miejsca. Ze względu na obecną sytuację, będzie to raczej oznaczało trudną sztukę wyboru między biurkiem, słonecznym balkonem lub prywatnymi RODOS, niemniej jednak ten wybór nadal jest. Pracodawca nie musi w takiej sytuacji zapewniać środków ochrony osobistej, ani reorganizować biura zgodnie z wymogami dotyczącymi zachowania społecznego dystansu.

 

Tak rozumiana elastyczność pracy zdalnej, nie dotyczy nie tylko miejsca wykonywania swoich służbowych obowiązków, ale także czasu, który trzeba na nie przeznaczyć. W wielu firmach nie obowiązują wyznaczone godziny pracy, a jedynym obligatorem jest czas dostarczenia poszczególnych zadań. W ten sposób można łatwo pogodzić je z innymi obowiązkami czy dodatkowymi zajęciami, które (pracując w biurze) były wcześniej zaniedbywane. Jedni nadrabiają książkowe i serialowe zaległości, inni spędzają czas z bliskimi lub nieco bardziej aktywnie, realizując zapomniane postanowienia dbałości o formę. Dzięki pracy zdalnej pojawia się zatem dodatkowy czas, który można jakoś rozsądnie zagospodarować.

 

 

Praca zdalna, home office, może pozwalać pracownikom wybrać dogodny dla nich czas oraz miejsce pracy

 

 

Rzeczywistość pracy zdalnej wymaga jednak nieco szerszej perspektywy, która nie idealizuje faktów. A jednym z nich jest również to, że wspomniany tryb organizacji życia biura nie jest rozwiązaniem dla wszystkich.

 

Skąd ta pewność? Otóż poszczególne typy osobowości determinują sposób radzenia sobie z pracą zdalną. W domu to pracownik musi przyjąć rolę swojego szefa, co jest trudniejsze, niż mogło się początkowo wydawać. Trudna rzeczywistość, z którą się obecnie mierzymy – jeszcze mocniej obnażyła istniejące w tym zakresie dysproporcje. Będą one w dużej mierze zależały od preferencji zawodowych, którymi kierują się pracownicy. Na tej podstawie można wyodrębnić aż 4 różne sylwetki:

1. Praktyczny Inicjator
2. Zwinny Profesjonalista
3. Bezpieczny Tradycjonalista
4. Zdystansowany Zawodowiec

 

Dokładniejszą analizę każdego z tych typów pracowników zamieściłam w artykule: Czy praca zdalna jest idealnym rozwiązaniem? W tym miejscu chciałabym tylko podzielić się konkluzją, że typy osobowości mają bezpośredni wpływ na efektywność pracowników w sytuacji, kiedy przenieśli się w tryb home office. To z kolei wymaga od przełożonych zróżnicowanych sposobów motywowania pracowników, z uwzględnieniem tychże sylwetek.

 

Praca zdalna nie zamyka wszystkich możliwości!

 

Choć obserwuje się silny trend, promujący home office jako rozwiązanie idealne na ten niepewny czas, to coraz silniejsze są zupełnie inne głosy. Nie wszyscy pracownicy i pracodawcy przyjmują taką opcję z huraoptymizmem. Pojawia się kwestia efektywności w rozproszonych zespołach, problemy komunikacyjne, kwestia rozwiązań systemowych oraz czysto logistyczne aspekty, uniemożliwiające zrównoważony i skuteczny transfer różnych gałęzi firmy do przestrzeni online.

 

Organizacja pracy – różne praktyki

 

Jak już wcześniej wspomniałam, większość firm deklaruje chęć dostosowania swoich rozwiązań do zmieniającej się sytuacji epidemiologicznej. Wydaje mi się to dobrym zabiegiem, ponieważ trudno jest jednoznacznie wskazać idealny model pracy, a elastyczność pozwoli z jednej strony zagwarantować pracownikom bezpieczne środowisko pracy, bez pominięcia interesów firmy.

W globalnych korporacjach, takich jak Google, Microsoft, KPMG czy Ikea, praca odbywa się w systemie zdalnym bądź rotacyjnym, czyli część zespołu przebywa w biurze, a część poza nim.

 

Ciekawym przykładem jest też firma Platige Image, która przeszła w tryb zdalny w zaledwie kilka dni i nie zamierza jesienią wracać do pełnej pracy stacjonarnej. Rozważają taką opcję dopiero wiosną przyszłego roku. Na ten moment w siedzibie firmy pracuje jedynie 20% zespołu, a kontakty między pracownikami ograniczono do minimum.

Z kolei polski oddział Google, podobnie jak inne regiony świata – wysłał pracowników na pracę zdalną, a biura koncernu nadal są zamknięte. Firma podkreśla, że powrót pracowników do biur na całym świecie będzie stopniowy i uzależniony od sytuacji epidemiologicznej w danym kraju. Niezależnie od tego, Google Polska zaoferował wszystkim swoim pracownikom, których charakter pracy na to pozwala, możliwość pracy zdalnej do końca czerwca 2021 roku.

 

 

Biura niektórych firm pozostają zamknięte, a ich pracownicy pracują wyłącznie zdalnie. Inne zaś wprowadzają rotacyjny system pracy, ograniczając do minimum bezpośrednie kontakty wśród pracowników.

 

 

Na drugim biegunie znajduje się chociażby firma Unibail-Rodamco-Westfield, która pracuje obecnie w systemie rotacyjnym, jednak jesienią planuje powrót do biura dla wszystkich pracowników.

Na uwagę zasługuje w tym miejscu rozwiązanie wprowadzone w firmie Netguru, będące odpowiedzią na trudną kwestię dystansowania społecznego. Zaproponowano tam pracownikom możliwość noszenia opasek w dwóch kolorach, żeby w ten sposób pokazywali swoje podejście do social distancingu. Zieloną opaskę mogą założyć osoby, które zachowują dystans społeczny, ale nie przeszkadzają im rozmowy i spotykanie się, a pomarańczowa opaska to informacja od osób, które wolą pracować w samotności, bo nie do końca czują się komfortowo w bliskim kontakcie. Takie rozwiązanie bardzo dobrze sprawdza się w tej firmie, co jest zachętą dla innych organizacji, które mogłyby wprowadzić takie opaski u siebie.

 

Rosnący trend: koncentracja na człowieku, a nie tylko pracowniku

 

Benefity pozapłacowe nie wystarczą, żeby utrzymać u siebie pracownika. Szczególnie teraz, kiedy wszyscy powracamy do elementarnych wartości, z którymi się identyfikujemy. Nie ma zatem pracownika, jest za to człowiek, który również w miejscu pracy potrzebuje wartościowych relacji i otwartej, autentycznej komunikacji.

 

Racjonalny ogląd sytuacji dopomina się jednak o głos dla rozgrywającej się na naszych oczach ogromnej rewolucji przemysłowej, która narzuca nam rozwój technologii i postępującą automatyzację pracy i związanego z nią biurowego środowiska.

 

Osobiście uważam, że siłą napędową dla tego postępu technologicznego jest nadal kapitał ludzki, a ukierunkowanie na potrzeby człowieka jest w stanie jeszcze bardziej wesprzeć rozwijające się technologie. Nie możemy przecież zatrzymać rewolucji, dlatego zamiast ją negować, wykorzystajmy w dobrym celu, aby zmaksymalizować wynikające z tego korzyści.

 

 

Szkolenie Office Manager przyszłości pomoże Ci radzić sobie z nadchodzącymi wyzwaniami

 

 

Na co zwrócić uwagę w biurze?

 

W opinii wielu managerów, młodym pracownikom brakuje wielu umiejętności potrzebnych w pracy zawodowej. Doświadczenie, zarządzanie sobą i stresem to najważniejszy kierunek rozwoju umiejętności pracownika. Specjaliści z OECD podkreślają, że aby odnaleźć się w tak dynamicznym świecie, w jakim żyjemy, jednostki muszą myśleć kreatywnie i samodzielnie, wzmacniając te kompetencje poprzez pracę w grupie.

 

Sytuacja globalnej pandemii sprawia, że jedne zawody biurowe zyskują, podczas gdy inne tracą na znaczeniu. To samo dotyczy pożądanych wśród pracowników kompetencji. Nie są to bynajmniej umiejętności techniczne, które przy obecnym dostępie do informacji nie stanowią wyzwania. Na pierwsze miejsce wysuwają się za to kompetencje miękkie i umiejętność zarządzania nimi. Zwraca na to uwagę aż 89% managerów!

 

Jak zatem prezentuje się ranking TOP 10 umiejętności pracownika, wyróżnionych przez ekspertów? Oto one:

1. Kompleksowe rozwiązywanie problemów

2. Myślenie krytyczne

3. Kreatywność

4. Zarządzanie ludźmi

5. Współpraca i kooperacja

6. Inteligencja emocjonalna

7. Ocena i podejmowanie decyzji

8. Orientacja na usługi

9. Negocjacje

10. Elastyczność myślenia

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

Sylwetka pracownika

 

Nie wiemy, co przyniosą nam nadchodzące miesiące i jak będą dalej funkcjonowały firmy. Widać jednak, że określone postawy pracowników, połączone z elastycznością ze strony pracodawcy, pozwolą nie tylko przetrwać kryzys, ale też zbudować swoją pozycję w zespole. Pokazać się jako osoba zorganizowana i skupiona na realizacji celów firmy, bez względu na przejściowe trudności.

 

Pożądani na zmieniającym się rynku pracownicy będą zatem potrafili zarządzać swoją energią i na chłodno analizować daną sytuację. Wykorzystają własną inteligencją emocjonalną do wpływania i budowania relacji z innymi, nawet jeśli budują zdalny zespół. Tacy pracownicy wiedzą, że współpracę buduje się na fundamentach wartości, szacunku i otwartości na różnorodność, z jaką przyszło się nam mierzyć. Mało tego, potrafią otwarcie o tym mówić, inspirując innych i zarażając swoją proaktywną postawą. Będą chętnie szukali nowych, kreatywnych metod usprawnienia pracy zespołu, koncentrując się na jakości wykonywanych przez siebie zadań.

 

Nadchodząca przyszłość mówi nam zatem, aby podejść nowocześnie do swojej pracy i oprzeć funkcjonowanie biura na kompetencjach miękkich, które są siłą napędową każdej firmy. Warto zainwestować w umiejętności miękkie, które będą sposobem na adaptację do zmieniającego się świata. Z takim zapleczem można wejść śmiało w ewolucję, która nas czeka i wykorzystać ją jako cenną lekcję na drodze do rozwoju.

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.