Przeprowadzenie skutecznej reorganizacji biura, bez względu na konkretny zakres potrzebnych zmian, wymaga ode mnie pewnego przygotowania. Nie chodzi tylko o opracowanie oferty szkoleniowej, odpowiadającej na zapytanie zgłaszającego się do mnie Klienta. To dopiero początek! Znacznie ważniejsze jest poznanie realnej sytuacji w biurze oraz wszystkich występujących tam zależności. Tylko w ten sposób mogę zaproponować skuteczne usprawnienia lub zaprojektować zupełnie nowe procesy.

 

Ankieta badawcza, jako sposób na poznanie biura

 

Dokładny wymiar moich obowiązków podczas współpracy z Klientami może być zupełnie różny. Zawsze jednak staram się rozpocząć od bliższego poznania realiów danej firmy. Nie chodzi bynajmniej o kwestionowanie potrzeb czy problemów, jakimi mam się zająć u Klienta. Mam na myśli coś zupełnie innego, a mianowicie głębszy kontekst i prawdziwe źródło zastanego w biurze stanu rzeczy. Nawet jeśli całość naszej pracy miałaby się odbywać wyłącznie zdalnie, a sama organizacja funkcjonuje wyłącznie na zasadach home office.

Być może praca trenera administracji mogłaby się obejść bez poznawania całego zaplecza, jakie stoi za historią danej firmy. Wystarczyłoby zająć się współpracą, do jakiej zostałam zaproszona i darować sobie dalsze rozważania. Na szczęście jestem też trenerem mentalnym i nie wyobrażam sobie pracy bez „łączenia kropek” i wszystkiego, co się z tym wiąże 😊

 

Podstawą przeprowadzania ankiet badawczych w biurach jest czynnik ludzki.

 

Aby podejmować bardziej świadome decyzje, wsparte opinią samych zainteresowanych, rozejrzałam się jakiś czas temu za dobrymi narzędziami badawczymi. Natomiast fakt, że szukałam rozwiązania, pozwalającego mi na łatwe i zorganizowane pozyskiwanie informacji, wybór mógł być tylko jeden. Tym sposobem do zestawu narzędzi, bez których nie wyobrażam sobie teraz pracy szkoleniowej z Klientami, dołączyła ankieta.

Pomijając tutaj wszystkie badawcze aspekty tego sposobu poznawania pracowników, moją szczególną uwagę zwrócił „miękki” aspekt elementów, wpływających na jakość pozyskanych tą drogą informacji. Jest nim mianowicie czynnik ludzki, przekładający się na wszystkie pozostałe uwarunkowania i okoliczności przeprowadzanych w biurach ankiet.

 

W publikacji Z. i G. Szyjewskich można przeczytać, że:

„(…) tak ważne są wiarygodność danych zebranych od ankietowanych, zgodność zawartych w kwestionariuszu odpowiedzi z prawdziwymi, a nie intencjonalnymi poglądami ankietowanego. Praktyka pokazuje, że nie jest to oczywiste i bardzo często odpowiedzi mają charakter intencjonalny, życzeniowy, odbiegający od prawdziwych poglądów, zachowań badanego. Wyeliminowanie wpływu czynnika ludzkiego, objawiającego się jego aktualnym stanem emocjonalnym, jest bardzo trudne, a ma istotny wpływ na otrzymane wyniki badania.”

Dlatego nie zaczynam pracy nad szkoleniami z organizacji pracy biura Klienta – od ankiety wśród kompletnie nieznanych mi ludzi. Zamiast tego wolę przeprowadzić konsultację z przełożonym, a następnie uzupełnić ją audytem administracyjnym, jeśli tego ma dotyczyć nasza współpraca. W ten sposób jestem w stanie ocenić wiarygodność danych, jakie uzyskuję następnie w ankiecie i dopiero na tej podstawie dobrać najlepsze rozwiązania i zaprojektować konkretne procesy, które mogę zaprezentować na szkoleniu.

 

Jak pracownicy podchodzą do uczestnictwa w ankiecie?

 

Bardzo dobrze zdaję sobie sprawę z tego, że jako osoba z zewnątrz, wchodząca w środowisko firmy, nie zawsze spotkam się z otwartą postawą pracowników. Mimo swojej obiektywnej perspektywy, mogę wywoływać w zespole nieufność, szczególnie przy próbach wielostronnego poznania ich sposobu pracy. W przekonaniu tych ludzi jestem przecież obserwatorem, który z pewnością zauważy ich błędy i mniejsze lub większe potknięcia.

Jednak prawda wygląda zupełnie inaczej, o czym przekonują się wszyscy moi Klienci 😊 Nie szukam winnych, nie wytykam problemów, a szukam rozwiązań. Przecież właśnie po to wchodzę do biur i przeprowadzam w nich Biurowe Rewolucje.

 

Jakie obiekcje wobec ankiet mają najczęściej pracownicy?

 

Wymieniłabym wśród nich kilka założeń:

  • pracownicy są tak przeciążeni pracą, że nie mają czasu na kolejne zadania w postaci wypełniania ankiet,
  • obawiają się o swoją anonimowość,
  • wydaje im się, że ankiety będą źle skonstruowane,
  • pracownicy uważają, jakoby badaniu podlegały nieistotne problemy,
  • mają poczucie, że takie badanie niczego nie zmieni.

 

W rzeczywistości jednak każda z tych obaw jest nieprawdziwa! Dostępne na rynku narzędzia pozwalają zaplanować wypełnianie ankiety tak, aby nie kolidowała ona z innymi obowiązkami. Również anonimowość jest gwarantowana wspomnianymi rozwiązaniami, szczególnie w trybie online. Natomiast konstrukcja ankiet jest każdorazowo oparta na indywidualnej sytuacji firmy, co dodatkowo pozwala doprecyzować zakres badanego problemu. Sposób, w jaki przeprowadzam później szkolenia, najlepiej pokazuje, że sumiennie wypełnione ankiety zupełnie zmieniają oblicze biura, którym się zajmujemy. 

Każda ankieta badawcza jest oparta na indywidualnej sytuacji firmy, co pozwala doprecyzować codzienne wyzwania.

 

Co zyskuję dzięki badaniom ankietowym pracowników?

 

Słuchanie tego, czego potrzebują pracownicy, szef i firma jako całość, jest bardzo ważną częścią mojej pracy. Wiele emocji, potrzeb i problemów znajduje się na poziomie nieuświadomionym, który trzeba niejako wydobyć na powierzchnię przed szkoleniem. Jak to wygląda w praktyce? Omówię to na 2 niezależnych sytuacjach, z którymi się ostatnio zetknęłam.

 

Jakiś czas temu zgłosiła się do mnie duża korporacja, która potrzebowała dobrze zorganizowanych procedur. Po pierwszym spotkaniu przeprowadziłam badanie ankietowe, które objęło kilka oddziałów, a co za tym idzie, dużą grupę pracowników. Chciałam sprawdzić, czego tak naprawdę potrzebuje zespół i z jakimi wyzwaniami mierzy się w swojej pracy. Okazało się, że problem nie tkwi wcale w procedurach, ale braku kontaktu z przełożonym, utrudnionym przepływie informacji oraz organizacji zaplecza biurowego.

 

Wyniki badania ankietowego pokazały, że choć procedury nie są do końca przemyślane, to pracownicy dostrzegają problem zupełnie gdzie indziej, a mianowicie w zachwianym rytmie biurowego życia, potrzebie szybkiego podejmowania decyzji oraz braku wsparcia w zespole.

 

Drugi z przykładów praktycznego zastosowania ankiet pracowniczych, dotyczy współpracy w ramach szkolenia z przygotowywania profesjonalnych pism biurowych. Już na początku poczułam, że w dobie pandemii wyzwanie może kryć się w zupełnie innym miejscu i tak właśnie było.

We wstępnej ankiecie, analizującej potrzeby pracowników okazało się, że zespół zmaga się z wyzwaniami w obszarze komunikacji i relacji w zespole. Badanie pokazało również brak wsparcia, w dodatku nie na linii pracownicy-szef, ale w samym zespole, co było dla mnie ciekawą informacją do dalszej pracy.  

 

Co zamierzam z tym zrobić?

 

W zakresie analizy sytuacji pracowników biura, wyznaję pewną zasadę:

Skoro ten temat wybrzmiał, to warto się nim zaopiekować.

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

Dlatego badanie potrzeb nie tyle Klienta, ile samych pracowników, dla których się zamawia się szkolenie, jest bardzo ważne. Nie wyobrażam sobie dalej pracować bez takiej szerszej perspektywy. Coraz częściej w moim osobistym doświadczeniu to, co jest wybierane przez Klienta na początku, nie do końca oznacza jego faktyczną potrzebę. A przecież tylko wtedy zespół może zobaczyć efekt WOW, do którego dążę podczas każdego prowadzonego przeze mnie szkolenia.

 

 

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.