Moja praca polega na przeprowadzaniu w biurach (i świadomości zespołów) rewolucji organizacyjnej. Opanowuję chaos i zwiększam efektywność, wdrażając i ucząc procesowego podejścia do administracji w firmach. Z racji tego, że w ostatnich miesiącach zrealizowałam znaczną ilość konsultacji, audytów i badań shadow, miałam okazję zaobserwować to i owo. Poznałam różne struktury, mniej lub bardziej uporządkowane archiwa i wiele personalnych wyzwań, z jakimi zmagają się polscy przedsiębiorcy. Pomyślałam więc, że warto podzielić się tutaj konkretnymi wnioskami, jakie mi się na tym gruncie nasuwają. Przedstawiam zatem 8 błędów w zakresie organizacji, które mogą przydarzyć się każdej firmie, choć oczywiście nikomu ich nie życzę!

 

 

1. Brak jasno ustalonych procedur

 

Bardzo dużo firm, które szybko się rozwijają, kładzie nacisk na to, żeby sprzedawać jeszcze więcej. Nie byłoby w tym niczego złego, gdyby nie fakt, że mocno pomijane jest w takiej sytuacji całe zaplecze organizacyjne. Szybko rosnąca sprzedaż generuje przecież większą ilość dokumentów i związanej z nimi pracy, która potrzebuje usystematyzowania.

Nastawieniu na sukces powinno zatem towarzyszyć, dążenie do stworzenia jasnych, przejrzystych procedur, na których z pewnością skorzysta cała firma. Warto też pamiętać, że wszelkie procedury nie powstają po to, aby utrudnić pracę biura, choć właśnie takie skojarzenia pojawiają się w obszarze organizacji. Czas z tym skończyć!

 

2. Brak zasad na linii: administracja – szef – firma

 

Szybko rosnące organizacje lub też takie, które zmagają się ze skutkami pandemii, muszą wdrażać u siebie mechanizm zarządzania kryzysowego. W praktyce oznacza to, że wiele działań realizowanych jest ad hoc, bez większego pomysłu na tę trudną sytuację. To z kolei sprawia, że zbyt mało uwagi poświęca się strukturom w firmie. Bez ustanowienia choćby najważniejszych zasad, szczególnie ze strony szefa powoduje, że organizacja pracy się rozpada. Pojawiają się trudności w komunikacji, ponieważ brakuje jasnego kodeksu zasad, które dotyczyłyby wszystkich.

Warto więc zatroszczyć się o to, żeby wzmocnić w zespole znajomość wizji firmy oraz wartości, którymi się kieruje. Wbrew pozorom pracownicy bardzo potrzebują przejrzystego systemu, z którym będą mogli się identyfikować.

 

3. Brak myślenia długoterminowego

 

Coraz częściej szefowie skupiają się działaniach „tu i teraz”, myśląc w perspektywie tygodnia czy miesiąca, nie dłuższej. Z myśleniem długoterminowym jest tak, że jeśli pojawia się pomysł na wprowadzenie obiegu dokumentów, to warto oczywiście zacząć od tego, co mamy w danym momencie, jednak rozwój w tym zakresie jest możliwy tylko po dłuższym czasie. Wtedy to system uzupełni się choćby o dedykowane programy czy inne narzędzia, które ten proces jeszcze bardziej usprawnią. Brak myślenia długoterminowego przejawia się również w problemach z efektywnością i komunikacją w zespole.

Sama się o tym przekonałam u jednego z Klientów. Stosowano tam sprzedaż ad hoc, żeby szybko rozwinąć firmę. Faktycznie sprzedaż znacząco wzrosła w przeciągu roku. Po czym okazało się, że nikt nie komunikował się z pracownikami. Nie widzieli zatem, dokąd zmierza firma i co chce osiągnąć, liczyły się tylko profity. To sprawiło, że zaangażowanie mocno spadło, a ludziom brakowało motywacji, ponieważ same obroty nie przekładały się na ich pensje czy szkolenia. Miało to ogromny wpływ również na spadek efektywności pracowników, co doprowadziło do dużych błędów w dokumentacji firmy, bo nikt nie zadbał o archiwum czy procedury. Nie zatroszczono się o podstawy, które zablokowały rozwój firmy.

 

 

Brak myślenia długoterminowego w firmie to jeden z podstawowych błędów

 

 

4. Brak pracy zespołowej

 

W niniejszym artykule chcę pokazać, że jedne problemy organizacyjne w firmach wynikają bardzo często z innych. Skoro więc spada motywacja w zespole, brakuje zasad i procedur, to nikt nie chce pracować na wspólny cel, który przecież nie jest nikomu znany. Każdemu pracownikowi zależy zatem na czymś innym. Jednemu na finansach, innemu na punktualnym wyjściu z pracy, kolejny będzie niedbale zajmował się zapleczem administracyjnym itd.

Jeśli szef nie poświęci czasu na wsparcie zespołu, to wyniki firmy również mocno spadną, bo brakuje tego wspólnego celu. A firma to przecież jeden wielki organizm lub jak kto woli – sieć naczyń połączonych. Nic nie działa w oderwaniu od rzeczywistości, dlatego trzeba mieć na nią wspólny pomysł.

 

5. Brak podziału obowiązków

 

Zdarza mi się przyglądać temu, co dzieje się w branży biurowej. W ten sposób trafiam na rekrutacje na stanowiska administracyjne, w których brakuje jasno określonego zakresu odpowiedzialności. Można to zaobserwować w przypadku posady asystentki czy Office Managera. Naturalną koleją rzeczy pojawiają się na tym tle wewnętrzne, firmowe konflikty. A wystarczyłoby usiąść i spisać wszystkie obowiązki i ich dokładny zakres. Zwłaszcza że im więcej osób jest w takim biurowym zespole, tym trudniej o podział kompetencji.

 

6. Brak wsparcia

 

W organizowanej przeze mnie kampanii „Szefie szanuj!” przeprowadziłam szereg badań w zakresie tego, czego faktycznie oczekuje się od przełożonego. Na pierwszym miejscu uplasowało się tam wsparcie, którego nie możemy mylić ze zwykłymi pochwałami. Asystentki czy Office Managerki znają wprawdzie swoje zadania, ale brakuje im szacunku ze strony szefa oraz jego zainteresowania potrzebami i oczekiwaniami pracowników.

 

A przecież najbliższą osobą w firmie, która może udzielić takiego wsparcia, jest właśnie przełożony.

 

Bardzo dobrze obrazuje to poniższy przykład:

Asystentka dostała zlecenie od szefa na znalezienie firmy sprzątającej. Wykonała to zadanie, jednak po 2 miesiącach zaczęły się pojawiać problemy z nierzetelnym podwykonawcą. Asystentka starała się znaleźć rozwiązanie, jednak na pewnym etapie, do którego włączyły się konsekwencje prawne dla firmy sprzątającej, potrzebowała wsparcia szefa. Niestety go nie otrzymała. A wystarczyło tylko podjęcie wiążącej decyzji z jego strony.

Pracownicy administracji potrzebują zatem czytelnych sygnałów świadczących o tym, że grają z szefem do jednej bramki, a nie są wyłącznie od załatwiania najróżniejszych spraw. Zyskują na tym obie strony.

 

Brak wsparcia przełożonego, nie mylić z pochwałami, to jeden z błędów jaki wskazują sekretarki i asystentki w temacie pracy biurowej.

 

 

7. Brak komunikacji z pracownikami

 

W przypadku jednego z moich klientów, wraz z wybuchem pandemii okazało się, że firma ma poważne problemy z komunikacją. Kryzys pokazał, że przełożeni nie wykazali chęci otwartej komunikacji z pracownikami odnośnie zaistniałego kryzysu i przyszłości firmy. Brakowało bieżącego kontaktu, więc siłą rzeczy zespół nie wykazywał zainteresowania trudną sytuacją firmy czy potrzebą jej ratowania.

Na drugim biegunie widzę przykład Richarda Bransona, który swojego czasu podpisywał wszystkie kartki świąteczne dla pracowników i nagrywał urodzinowe filmiki. Takie drobne rzeczy pokazują, że pracownicy są dla przełożonego ważni i warto budować z nimi relacje.

 

8. Brak bezpieczeństwa danych

 

Obieg dokumentów jest często traktowany po macoszemu, szczególnie pod wpływem wygody, jaką daje nam obecnie technologia. Firmy nie zdają sobie więc sprawy, że w bardzo prosty sposób ważne dane, którymi biuro obraca – mogą zostać utracone. Przekonałam się o tym w organizowanych przeze mnie audytach, gdzie żadne „doskonałe” narzędzie nie było w stanie uratować podstaw w postaci dziurawych procedur związanych z obiegiem dokumentów.

Stąd tak ważna jest analiza procesu obiegu dokumentów. Firmy niestety bardzo często kopiują cudze procedury albo ignorują potrzebę pracy w tym zakresie. Bez indywidualnego dopasowania rozwiązań do tych wszystkich czynników, żaden program nie będzie w stanie zapewnić firmie bezpieczeństwa.

 

 

ursago- efektywna-administracja

 

 

Praca trenera administracji jest więc nie tylko wsparciem dla firm, ale też doskonałą okazją do przyjrzenia się konkretnym mechanizmom i procedurom, a także relacjom w poznawanych zespołach. Oczywiście nie wszystkie wyżej wymienione błędy zdarzyło mi się zobaczyć w jednej i tej samej firmie, co dobrze rokuje na przyszłość 😊 Cieszę się również, że przez pryzmat błędów jeszcze lepiej dostrzegam, ile dobrego może wnosić w organizacjach mój autorski model Dobrze Zorganizowanej Administracji.

Nazywam się Urszula Rowińska. Jestem Trenerem Administracji, Trenerem Mentalnym i Biurową Rewolucjonistką.

Od 15 lat tworzę i organizuję administracje dla firm. Przez lata pracy dopracowałam procesy budowania sprawnej
i bezpiecznej administracji biurowej. Wdrażałam je w międzynarodowych korporacjach, w świecie prawniczym
i firmach otwartych na efektywne zmiany. Na co dzień prowadzę firmę UrsaGO, która buduje i rozwija administracje firm, opierając się na efektywnych procesach organizacyjnych i potencjale pracowników biurowych. Przeprowadzam audyty, szkolę i tworzę kursy on-line. Prowadzę i rozwijam projekt Biurowe Rewolucje, który skupia wszystkich pracowników pracujących w biurach. Od recepcjonistek po Dyrektorów Administracyjnych. Jestem certyfikowanym Trenerem Mentalnym i wierzę, że dobrze zorganizowana administracja zaczyna się w głowie.

Moją misją jest tworzyć administracje szyte na miarę.